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Sourcing

In vielen Unternehmen muss sich die IT-Organisation unterschiedlichen operativen wie auch strategischen Herausforderungen stellen:

  • Verfügbarkeit der aktuellen Services
  • Gestaltung und Sourcing der zukünftigen Services und Produkte, gerade in Hinblick auf Digitalisierung und Einsatz von künstlicher Intelligenz
  • Erhaltung der Datenverfügbarkeit und -integrität für Alt- und Neusysteme
  • Wechselnde Anforderungen und Prioritäten der Fachbereiche in IT-Projekten
  • Einhaltung der finanziellen Vorgaben
  • Informationssicherheit
  • Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben

Um diesen unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer entsprechenden IT-Organisation, die die erforderliche Fähigkeit besitzt, die Services und Produkte adäquat über den gesamten Lebenszyklus (Lifecycle) zu betreuen. Dieser Lebenszyklus umfasst die Spezifikation der Services, die Auswahl und Beschaffung der erforderlichen Produkte und Dienstleistung bis hin zur Gestaltung der geeigneten Betriebsführung und deren Optimierung. Erfolg oder Misserfolg können dabei gerade in sehr komplexen Service- und Produktlandschaften dicht beieinander liegen. In Zukunft wird die Komplexität gerade in Bezug auf die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz weiterhin zunehmen.

Die HDP berät ihre Kunden über den gesamten Lifecycle und befähigt die IT-Organisation, die erforderlichen Methoden und Kenntnisse zielgerichtet einzusetzen.

Ausgangspunkt des gesamten Sourcing-Prozesses ist nach der gemeinsamen Aufnahme der IST-Situation des Kunden die Sourcing-Strategie, die soweit vorhanden mit dem Kunden reviewt wird oder in Zusammenarbeit mit der HDP erstellt wird. Ziel ist es, das Sourcing auf eine solide Basis zu stellen und an strategisch fundierten Leitplanken zu orientieren, die sich nicht zuletzt aus der Unternehmens- und IT-Strategie ableiten. Die HDP kann an dieser Stelle auf bewährte Frameworks zurückgreifen, welche sowohl ein Review als auch eine effiziente und dem Umfang nach dem Sourcing-Vorhaben angemessene Entwicklung der Sourcing-Strategie ermöglichen. Die HDP berät mit Ihren erfahrenen Beratern Unternehmen, die passende Sourcing-Strategie zu entwickeln und anschließend umzusetzen. (Link zum Top-Thema Sourcing-Strategie)

Wenn Unternehmen die Entscheidung für einen externen Bezug von IT-Leistungen getroffen haben, stellt sich die Frage nach dem passenden Partner bzw. den passenden Partnern.

Unternehmen sind hier regelmäßig mit einer für sie unübersichtlichen Provider-Landschaft konfrontiert, die darüber hinaus noch einem kontinuierlichen Wandel unterliegt. Die HDP steht ihren Kunden beim Auswahlprozess ihres zukünftigen Vertragspartners bzw. ihrer zukünftigen Vertragspartner in allen Phasen zur Seite und unterstützt sie durchgehend von der Identifikation möglicher Provider über die Erstellung aller Ausschreibungsunterlagen bis zu den Verhandlungen und schließlich der Vertragsunterzeichnung.

In allen Phasen profitieren unsere Kunden nicht nur von unserer Methodik und unserem vielfach bewährten Dokumentenframework, sondern ganz besonders vom Know-how unserer Beraterinnen und Berater bei der Durchführung solcher Auswahlprozesse sowie der Erfahrung über mögliche Tücken und Fallstricke.

Je nach Kundensituation und Ausschreibungsgegenstand bietet die HDP zur Auswahl der geeigneten Provider entweder das klassische, weitgehend bekannte Modell des vorgabenorientierten Sourcings oder das neue marktorientierte Vorgehen an, das nachfolgend vorgestellt wird:

Marktorientiertes Sourcing

In den letzten Jahren hat sich der Markt für IT-Services gewandelt. Treiber waren und sind in diesem Zusammenhang vor allem Cloud-Services, die einen immer größeren Anteil der IT-Betriebsmodelle ausmachen. Damit einher geht eine zunehmende Standardisierung der Leistungserbringung auf Seiten der Service-Provider wie auch eine Standardisierung auf Produkt-Ebene mit dem Ziel, die Betriebssicherheit und die Interoperabilität zu erhöhen. Kundenspezifische Abweichungen von diesen sich etablierenden Standards werden von Service-Providern daher immer öfter ungern angeboten oder ignoriert.

Parallel dazu beobachtet die HDP, dass sich die Marktsituation in Richtung der Provider verschiebt, was sich nicht zuletzt in einer zunehmend selektiven Teilnahme der Provider an Ausschreibungen äußert, d. h. sind beispielsweise die Volumina zu klein oder geforderte Serviceschnitte nicht im Einklang mit den typischen Liefermodellen, wird es schwieriger, passende Dienstleister zu finden. Klassische Vergabemodelle, in denen orientiert an den Vorgaben des Kunden ausdetaillierte Leistungsbeschreibungen bzw. Leistungsscheine in die Ausschreibung gegeben werden und die Provider bei ihrer Leistungserbringung in ein enges Korsett zwängen, sind unter den beschriebenen Umständen, deshalb nicht mehr immer passend.

Die HDP bietet daher neben dem „klassischen“ vorgabenorientierten Sourcing auch ein marktorientiertes Modell des Sourcings an.

Das marktorientierte Sourcing zeichnet sich unter anderem aus durch:

  • Die Formulierung von Anforderungen an zu erbringende Services anstelle von Leistungsscheinen bzw. detaillierten Aktivitätenbeschreibungen
  • Die Durchführung von Provider-Workshops, in denen mögliche Lösungskonzepte, Beratungs- und Innovationskompetenz sowie Kommunikation auf Augenhöhe bewertet werden.
  • Die inhaltliche Ergänzung der Ausschreibungsunterlagen auf Basis der Diskussionen in den Provider-Workshops.
  • Festlegung der Ausschreibungsteilnehmer basierend auf der Eignung der Provider an der Vergabe
  • Die Orientierung an Standards inkl. der Verwendung von Leistungsscheinen der Provider

Insbesondere durch die frühe Einbindung in den Sourcing-Prozess werden die Service-Provider direkt in den Prozess der Leistungsdefinition integriert, was mehrere Vorteile bietet:

  • Die Kunden profitieren von standardisierten Delivery-Modellen und Innovationen der Service-Provider.
  • Kunden können sehr früh im Sourcing-Prozess die Kundenorientierung und Zusammenarbeit mit den Service-Providern bewerten.
  • Es wird eine deutlich höhere Akzeptanz und Bereitschaft zur Abgabe eines Angebotes bei den Service-Providern erzeugt.
  • Die Service-Provider können deutlich stärker die Unterschiede zum Wettbewerb herausarbeiten.
  • Kunden können über die standardisierten Delivery-Modelle an den Skaleneffekten der Service-Provider partizipieren, was sich in reduzierten Kosten im Outsourcing niederschlägt.

Um die Potenziale und Vorteile eines marktorientierten Ansatzes tatsächlich auch zu realisieren, bedarf es eines systematischen und stringenten Vorgehens, das von einem durchgehenden Projektmanagement flankiert wird, das die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten steuert und auch die relevanten Stakeholder außerhalb des Projektes mit einbezieht.

  • Serviceanforderungen und Rahmenbedingungen

Zu Beginn werden die Anforderungen an die zukünftigen Services mit dem Kunden gemeinsam definiert. Die definierten Anforderungen reflektieren dabei sowohl die Bedürfnisse aus dem Business bzw. den Fachbereichen als auch aus der IT selbst.

Im Ergebnis liegt der Rahmen für das Sourcing-Vorhaben vor, der insbesondere gebildet wird durch eine Einbettung der Sourcing-Maßnahmen in die Sourcing-Strategie, ein grobes Zielbild (FMO) sowie Anforderungen an Leistungsinhalte/-Schnitte der künftigen IT-Services.

Ein zentrales Element des innovativen marktorientierten Sourcings stellt die sorgfältige Provider-Identifikation- und Integration dar. Diese findet sehr früh im Sourcing-Prozess statt. Kern dieser Phase sind dabei Provider-Workshops, in denen die mögliche Lösungskonzepte, die die Provider basierend auf den bereitgestellten Anforderungen erstellt haben, diskutiert werden. Die Provider-Workshops haben zum Ergebnis, dass ein gemeinsames Verständnis zwischen Kunden und Provider herrscht, das Zielbild konkretisiert werden kann sowie Anforderungen geschärft und Leistungsschnitte validiert werden. Grobe Abweichungen zwischen den Vorgaben des Kunden und den Angeboten der Provider können auf diese Weise deutlich reduziert werden.

Voraussetzung für das Gelingen der Workshops und einen maximalen Nutzen insbesondere für den Kunden ist die zielgerichtete Vorauswahl passender Dienstleister. Die HDP kann hier mit ihren weitreichenden Marktkenntnissen wertvolle Unterstützung leisten, den Kreis der in Frage kommenden Unternehmen einzugrenzen. Dabei kann die HDP auf einen umfangreichen Datenbestand in einer eigenen Provider-Datenbank zurückgreifen, in der neben allgemeinen Informationen über die Provider (Zertifizierungen, Partnerschaften/Netzwerke/Allianzen, dezidierte Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner) auch Informationen bzgl. der Services (Standard-Services, USPs etc.) sowie die dokumentierten Erfahrungen der HDP mit den Providern abrufbar sind.

 

  • Ausschreibung

Die in den Provider-Workshops gewonnenen Erkenntnisse fließen in die eigentliche Ausschreibung ein.

Die Erstellung der detaillierten Ausschreibungsdokumente ist eine der Hauptaktivitäten in dieser Phase. Aber wie muss eine Ausschreibung gestaltet werden, damit der Kunde gute Angebote erhält und die für den Kunden am besten passenden Service-Provider gefunden werden? Wie sind Ausschreibungsdokumente zu erstellen, welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten, wie können Compliance-Anforderungen erfüllt werden?

Die HDP hat die Antworten auf all diese Fragen und kann in dieser Phase unter anderem auf ein in einer Vielzahl von Projekten bewährtes Dokumenten-Framework zurückgreifen. Dabei enthält das Framework sowohl die Dokumente mit fachlichen Beschreibungen als auch die nötigen rechtlichen Vertragsentwürfe sowie begleitenden Dokumente. Um später eine zügige Verhandlung mit den möglichen Partnern sicherzustellen, sollte bereits in dieser Phase der rechtliche Rahmen vorgegeben werden. Die HDP kann hier mit den passenden Rahmenvertragsentwürfen die Basis legen.

Verständliche Ausschreibungsdokumente sind die Voraussetzung für gute und passende Angebote der Service-Provider. Um den Kreis der Anbieter einzugrenzen, sind aber weitere Schritte notwendig: Angebote müssen verglichen werden, die Stärken und Schwächen der Anbieter herausgearbeitet und Risiken bewertet werden. Mit standardisierten aber auf die individuelle Situation anpassbaren Tools, besonders aber mit Beraterinnen und Beratern, die die richtigen Fragen stellen, kann die HDP ihre Kunden im Ausschreibungsmanagement die entscheidenden Schritte weiterbringen und die richtigen Service-Provider für die „Verhandlung“ identifizieren.

  • Vertragsabschluss

Für eine erfolgreiche Partnerschaft auf Augenhöhe zwischen Service-Provider und Kunde kommt es auf ein genaues gegenseitiges Verständnis über die zu erbringende IT-Leistung sowie eine exakte Beschreibung der einzelnen Leistungen an.

Für ein genaues Verständnis sind dabei regelmäßig fachliche Themen, kommerzielle Faktoren sowie rechtliche Aspekte relevant. Die genannten Themen bieten – auch und insbesondere in der Kombination – viel Raum für Unklarheiten und damit oftmals Kostenunsicherheit in der künftigen Kunden-Lieferanten-Beziehung.

Mit einem strukturierten Prozess unterstützt die HDP ihre Kunden dabei, diese Unklarheiten zu beseitigen und die Grundlage für ein sauberes Vertragswerk zu legen.

Dazu bereiten unsere Beraterinnen und Berater fachliche wie auch kommerzielle Workshops mit den beteiligten Bietern vor, moderieren den Verlauf und dokumentieren die Ergebnisse der Workshops. Dabei können für Spezialthemen bei Bedarf jederzeit zusätzliche Fachexperten der HDP hinzugezogen werden. Auch bei den rechtlichen Verhandlungen kann die HDP durch Beraterinnen und Berater mit einer umfangreichen juristischen Expertise unterstützen.

Unsere Kunden können sich während des gesamten Prozesses darauf verlassen, dass durch unsere Beraterinnen und Berater alle kritischen Themen systematisch bearbeitet und im Sinne des Kunden geklärt werden, sodass im Ergebnis ein Vertrag geschlossen wird, der die Grundlage für eine klar geregelte und gleichzeitig partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Service-Providern bildet.

 

Transformation

Sind die neuen Services definiert und stehen die Leistungserbringer fest, beginnt die Phase der Transformation bezogen auf die Prozesse und ggf. einer Transition, wenn die Leistungserbringer wechseln.

Aus langjährigen Erfahrungen und vielen Projekten kennt die HDP die Fallstricke dieser Phase sehr gut und kann ihren Kunden bei der erfolgreichen Umsetzung nachhaltig helfen.

Dabei achten wir darauf, dass natürliche Zielkonflikte zwischen der Erwartungshaltung unseres Kunden (höhere Servicequalität, Flexibilität und Minimierung der Kosten) einerseits und dem Service-Provider (Standardisierung, Skaleneffekte) andererseits im gesamten Verlauf der Transitions- und Transformationsprojekte betrachtet und aufgelöst werden.

Wir stehen unseren Kunden aber nicht nur beratend und steuernd zur Seite. Auf Wunsch übernehmen wir auch praktische Aufgaben in der Serviceorganisation oder Providersteuerung, um die operative Transformation voranzutreiben.

Der Erfolg von Transition- und Transformation hängt wesentlich von einem aktiven Risiko- und Qualitätsmanagement ab. Von Beginn an unterstützt die HDP mittels bewährter Vorgehensweise und praxistauglichen Tools den gesamten Weg zum Ziel, insbesondere auf den Einzeletappen im Projektalltag.

Basis für das Erkennen von potenziellen Risiken ist die Transparenz über die Ausgangssituation, vertragliche Vereinbarungen mit den Providern und das definierte Zielbild, die mit Hilfe der HDP-Frameworks systematisch erzeugt wird. Sind die Risiken herausgearbeitet, werden maßgeschneiderte, angemessene Mitigationsmaßnahmen definiert und deren Umsetzung gemeinsam mit allen Beteiligten aktiv vorangetrieben.

Die aktive Umsetzung des Risiko- und Qualitätsmanagements erfolgt üblicherweise eingebettet in das projektspezifisch definierte Programm- bzw. Projektmanagement-Framework. Im Fokus stehen dabei neben den definierten Ergebnistypen die Risiken und Qualitäten von Vorgehensweisen im Projekt selbst sowie die notwendigen Maßnahmen zum Change- und Kommunikationsmanagement zur Einbindung der relevanten Stakeholder.

Die praxisgerechte Umsetzung orientiert sich an fundierten Methoden, wie z. B. ISO 31000 Risikomanagement, DIN SPEC 1041 Outsourcing technologieorientierter, wissensintensiver Dienstleistungen, PRINCE2® oder ITIL®.

Die Umsetzung wird unterstützt und getragen von langjährig in Management und Unternehmensberatung erfahrenen HDP-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.