Vertragsmanagement

Nur ein sorgfältig gestaltetes Vertragswerk bietet eine gute Grundlage für eine erfolgreiche und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Dienstleister.

HDP unterstützt Sie auf der Basis umfassender Kenntnisse und langjähriger Erfahrungen bezüglich Outsourcing-Verträgen und Verhandlungstaktik bei der Gestaltung und Verhandlung des Vertragswerks.

HDP empfiehlt aufgrund der Komplexität und Vielschichtigkeit der im Vertragswerk zu behandelnden Themen grundsätzlich einen modularen Aufbau:

• Der Rahmenvertrag (Master Services Agreement) enthält im Wesentlichen die rechtlichen Rahmenbedingungen, die grundsätzlichen Regeln der Zusammenarbeit sowie die Vertragslaufzeit;
• Die Leistungsmodule/Leistungsscheine beinhalten die Leistungs- und Servicebeschreibungen sowie die SLAs (Service Level Agreements)

Im Rahmenvertrag sind wegen der in der Regel vorliegenden langfristigen Laufzeit des Outsourcings von geschäftskritischen IT-Leistungen insbesondere Regelungen zu folgenden Aspekten aufzunehmen:

• Absicherung des ordnungsgemäßen Beginns des operativen Betriebs durch Regelungen zur Transition/Transformation der Leistungen;
• Absicherung der Servicequalität durch Gewährleistungs-, Haftungs-, Pönalen- sowie Kündigungsregelungen
• Gewährleistung der Flexibilität durch Regelungen zu Innovation und Änderungsmanagement
• Gewährleistung der Marktgerechtheit der Preise über Regelungen zu Benchmarking
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und störungsfreien Überleitung der Leistungen an einen nachfolgenden Dienstleister durch Regelungen zum Exit-Management

Soweit Sie IT-Leistungen über eine Public-Cloud-Lösung beziehen wollen, werden diesen typischerweise die Standardvertragsbedingungen der jeweiligen Anbieter zugrunde gelegt. Auch hier helfen wir Ihnen gerne bei der Bewertung vertraglicher Risiken, insbesondere bei den für sie besonders kritischen Themen wie Datenschutz, IT-Sicherheit, SLAs.

Das erfolgreiche Management Ihrer Verträge bildet eine wesentliche Grundlage für Ihren nachhaltigen geschäftlichen Erfolg. Digitalisierung, Transformation und Outsourcing bedeuten dabei steigende Anforderungen an die Standardisierung, die Konsolidierung und den Wertbeitrag von Services und Verträgen.

Das wertbeitragsorientierte erfolgreiche Management von Vertragsänderungen, Ansprüchen und Kosten sind somit wesentliche Ziele des Vertragsmanagements.

Wesentliche im Rahmen des Vertragsmanagements kontinuierlich zu prüfende Aspekte sind hierbei:

• Werden die vertraglich vereinbarten Leistungen vertragsgemäß erbracht?
• Sind die Konditionen für die vereinbarten Leistungen noch marktgerecht?
• Entsprechen die seinerzeit vereinbarten Konditionen heutiger Best-Practices?
• Entsprechen die vereinbarten Leistungen noch den aktuellen Bedarfen?

Die HDP erbringt im Rahmen des Vertragsmanagements unter anderem folgende Leistungen:

• Analyse von Optimierungspotenzialen in den bei Ihnen vorhandenen IT-Serviceverträgen
• Unterstützung bei der Hebung von gefundenen Potenzialen
• Vorbereitung von Vertragsänderungen
• Unterstützung bei Vertragsinterpretationen
• Unterstützung bei Nachverhandlungen
• Unterstützung bei der Lösung sonstiger vertraglicher Probleme
• Ggf. Unterstützung bei der Neuvergabe der Leistungen

* Wir weisen in diesem Zusammenhang daraufhin, dass wir als Unternehmensberatung gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz keine Dienstleistungen erbringen dürfen, die die Beratung durch einen zugelassenen Anwalt erfordern.

IT-Services sind meist sehr komplexe Leistungen aus einem Mix aus Hardware, Software und Dienstleistungen, mit ihren jeweils ganz eigenen Preistreibern. Hinzukommen die rasanten Veränderungen der Technologie und sonstiger Marktgegebenheiten.

Dies macht ein Gegenüberstellen von Preisen und das Herstellen ihrer Vergleichbarkeit schwierig und ist dennoch absolut lohnenswert – gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.

Die HDP stellt, mit ihrem großen Wissen über den Markt und einer umfangreichen Datenbasis, eine Vergleichbarkeit her und findet bei Preisvergleichen regelmäßig für den Kunden interessante Potenziale und hilft, diese auch zu realisieren!“