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Organisationsentwicklung

PERSONALBEDARFSPLANUNG

Die Digitalisierung und Automation von Prozessen sowie einzelner Arbeitsschritte im Unternehmen wirft immer auch Fragen zur Personalsteuerung und Personalplanung auf. Dazu zählen Fragestellungen wie:

  • Besitzen die Mitarbeiter des Unternehmens die nötigen Fähigkeiten, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen?
  • Benötigt der Fachbereich in der Zukunft noch die gleiche Anzahl an Mitarbeitern?
  • Ergeben sich neue Personalbedarfe durch den wachsenden Einsatz von RPA und artifizieller Intelligenz?

Zur Beantwortung dieser und weiterer sich ergebender Fragen ist die HDP der erfahrene Partner, um eine Personalbedarfsplanung mit Ihnen durchzuführen.

Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele und welche Arbeitskräfte wann und in welcher Funktion im Unternehmen benötigt werden und welche Qualifikationen Mitarbeiter heute haben und in Zukunft aufweisen müssen. Die Personalbedarfsplanung berücksichtigt hierbei eine quantitative und eine qualitative Ermittlung des Personalbedarfs.

Bei der quantitativen Ermittlung des Personalbedarfs wird festgestellt, wie viele Arbeitskräfte in Zukunft benötigt werden, um die Unternehmensziele erreichen zu können. Berücksichtigt werden hierbei interne und externe Einflussfaktoren, wie beispielsweise die Unternehmensstrategie, die Altersstruktur oder konjunkturelle Entwicklungen.

Bei der qualitativen Ermittlung des Personalbedarfs wird festgestellt, welche Qualifikation die bestehenden Mitarbeiter derzeit aufweisen und welche Qualifikation die Mitarbeiter zukünftig aufweisen müssen, um die benötigten Stellen im Unternehmen effektiv zu besetzen.

Nach Zusammenführung und Auswertung der Ergebnisse der quantitativen und der qualitativen Personalbedarfsanalyse werden die Brutto- und Netto-Personalbedarfe ermittelt. Resultierend hieraus wird ein Zielbild der künftigen Organisation erstellt und ein maßgeschneiderter Personal-Maßnahmenkatalog abgeleitet.

Aus der durchgeführten Personalbedarfsplanung ergeben sich folgende Outcomes:

  • Quantitativer Überblick über den IST-Personalbestand des Unternehmens
  • Quantitativer Überblick über den SOLL-Personalbestand in der Planungsphase
  • Analyse der Qualifikationen des IST-Personalbestands
  • Ermittlung der zukünftig benötigten Qualifikationen des Personals
  • Zielbild der künftigen Organisation 
  • Personal-Maßnahmenkatalog

Aus diesen Ergebnissen werden notwendige Änderungen der Aufgaben und Tätigkeitsfelder der betroffenen Stellen identifiziert sowie die benötigten Kapazitäten je Aufgabe ermittelt und dokumentiert. Bestehende Stellenbeschreibungen werden, wenn nötig angepasst oder neue definiert. Ein Vergleich des IST-Standes mit dem ZIEL-Zustand zeigt potenziell, wie viel und welche Veränderungen beim Personal ein Unternehmen quantitativ benötigt. Resultierend hieraus ist es der nächste Schritt, Maßnahmen abzuleiten.

 

IDENTIFIKATION VON QUALIFIKATIONS-GAPS

Diese Maßnahmen betreffen u. a. die Bestimmung der Qualifikationen des IST-Personalbestandes sowie die zukünftig benötigten Qualifikationen der Mitarbeiter. Die HDP kann auch hier als kompetenter Partner begleiten und die richtige und vollständige Identifikation der Qualifikations-Gaps sicherstellen und die notwendigen weiterführenden Maßnahmen ableiten.
Zur Ermittlung der Qualifikationen des IST-Personalbestandes werden unter anderem die bestehenden Stellenbeschreibungen gesichtet und Interviews/Befragungen nach validen Methoden zur Verifikation der Mitarbeiterqualifikationen durchgeführt. Die geforderten SOLL-Qualifikationen ergeben sich aus der geplanten Ziel-Organisation und den identifizierten Qualifikationsanforderungen während der Personalbedarfsplanung. Anschließend werden Qualifikations-Gaps bewertet und dokumentiert.
Zusätzlich zur Analyse der Qualifikations-Gaps sollte eine Analyse über die unternehmensweiten Potenzialträger erstellt und Maßnahmen für das Talent-Management des Unternehmens abgeleitet werden.
Dies kann neben den Veränderungskonzepten auch dazu führen, dass eine fundierte Auskunft über die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter erlangt wird, inkl. einer Aussage hinsichtlich der weiteren Entwicklung oder einer Besetzungsempfehlung. Jedoch sollte man bei diesen Tätigkeiten auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen achten, sowie HR und ggf. auch den Betriebsrat von Anbeginn mit einbeziehen, um spätere Konflikte und Regelverstöße zu vermeiden. Auch in diesem Aspekt kann die HDP als kompetenter Partner mitwirken.
Die identifizierten Gaps sind nun gezielt anzugehen und zu schließen. Dazu sind für vorhandene Mitarbeiter Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu erarbeiten und umzusetzen, Mitarbeiterversetzungen zu planen und möglicherweise auch Trennungsmaßnahmen einzuleiten.
Für nicht besetzte Stellen sind die Stellenausschreibungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen oder durch neue zu ersetzen. Auch ein Einstellungsplan über die Zeit der Veränderung ist mit den HR-Verantwortlichen vorzubereiten

 

KONZEPT ZUR BEDARFSGERECHTEN MITARBEITERWEITERBILDUNG

Hierbei kann die HDP mit ihren qualifizierten Partnern im Bildungswesen unterstützen und ein maßgeschneidertes Weiterbildungskonzept erstellen sowie die darauffolgende Umsetzung begleiten und die Weiterbildung der Mitarbeiter durchführen.
Um ein Weiterbildungskonzept für Mitarbeiter zu erarbeiten sollten die identifizierten Qualifikationsgaps genauer betrachtet werden. Es gilt zusammengehörige sowie sich ergänzende Qualifikationen zu gruppieren, sodass sie primär firmeninterne oder marktgängige Weiterbildungskurse bzw. Trainings gemappt werden können.
Die weiterzubildenden Mitarbeiter werden (bei Bedarf mit Unterstützung unserer Partner aus dem Bildungswesen) hinsichtlich ihres Lerntyps eingruppiert, um für und mit Ihnen das für sie am besten geeignete Weiterbildungsvorgehen zu definieren. Anschließend sollte ein Planungshorizont für die Weiterbildungsmaßnahmen durch das Management und die Personalabteilung festgelegt werden, damit die geeigneten Weiterbildungseinheiten, Kurse oder Trainings definiert und aus dem Weiterbildungsportfolio Ihres Unternehmens oder externer Weiterbildungspartner ausgewählt werden können.

 

UMSETZUNG VON AUS- UND WEITERBILDUNGSKONZEPTEN

Um den Lernerfolg zu gewährleisten und auch später in den Arbeitsalltag zu überführen sollte eine Vielzahl an bewährten Lernmethoden angeboten und angewandt werden. Dazu zählen beispielsweise Blended-Learning, Web-Based-Trainings, E-Learning, aber auch „Face-to-Face“-Methoden wie Frontalunterricht und Coaching.
Die Auswahl der richtigen Methoden richtet sich nach dem Schulungsplan, aber auch nach Erfahrungen und kulturellen Aspekten - online, vor Ort im Unternehmen oder extern bei einem Bildungspartner sind reelle mögliche Formen.
Wichtig ist, die Fortbildungsphase aktiv auch seitens HR zu betreuen, regelmäßige Information über die durchgeführten und geplanten Veränderungen zu veröffentlichen und die Möglichkeit für individuelle und Gruppengespräche anzubieten.
Der Lernfortschritt der Mitarbeiter und der Erfolg der Weiterbildungsmaßnahmen sollten transparent für den Mitarbeiter erfasst und dokumentiert werden.
Die HDP besitzt anerkannte und exzellente Partner im Bildungswesen und kann Sie dabei unterstützen Ihr Aus- und Weiterbildungskonzept zielgerichtet und effizient umzusetzen.