Wie bereits erwähnt gibt es unterschiedliche Herangehensweisen an Automatisierung. In Abb.1 ist eine Gegenüberstellung der wesentlichen Arten - RPA und AI - dargestellt.

AUSWAHL DER PROZESSE ZUR AUTOMATISIERUNG

Grundsätzlich gilt, dass Prozesse mit einem hohen Volumen und einer standardisierten Bearbeitung im Fokus der Automatisierung stehen. Zudem sollte sichergestellt werden, dass sich der Ablauf dieser Prozesse nicht oft verändert, da größere Änderungen eine Anpassung nach sich ziehen können.
Eine hohe Effizienz bei der Bearbeitung bedeutet geringe Kosten, wenige Fehler und ein hohes Maß an Standardisierung. Aus diesem Grund sollte bei der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ein Fokus auf Prozesse mit einem hohen Aufkommen und einer vergleichsweise hohen Bearbeitungsdauer gelegt werden. Zusätzlich spielt auch die Fehleranfälligkeit durch einen hohen Anteil an manuellen Schritten eine große Rolle bei der Auswahl.

PROZESS-BEWERTUNG MITTELS KRITERIENKATALOG ODER PROCESS-MINING

Unsere Herangehensweise für Automatisierungslösungen basiert auf der Annahme, dass in jedem Unternehmen Prozesse existieren und gelebt werden, die mit zeitlichem, personellem und finanziellem Aufwand verbunden sind.
Im Gespräch mit unserem Kunden erarbeiten wir die Ziele, die der Kunde zur Automatisierung verfolgen möchte und unterstützen ihn dabei, die notwendigen strategischen Aspekte zu betrachten. Dabei vergessen wir aber auch nicht, dass es wichtig ist, schnell erste Erfolge zu erreichen, schnell aussagekräftige Tests durchzuführen und die Wirksamkeit von Automatisierungsmaßnahmen aufzuzeigen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden in der Automatisierungs-Strategie verankert.
Ansatzpunkt für Tests, als auch für langfristige Erfolge ist die Auswahl des richtigen zu automatisierenden Prozesses. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Vorgehens- und Analysetools, Strukturpläne und Templates, wie dies zu erfolgen hat. Auf Basis der Diskussion mit dem Kunden und der Einstellung einer Prozesskandidatenliste werden diese Prozesskandidaten anhand eines Kriterienkataloges bewertet.

Der PoC/PoV ist häufig der nächste Schritt, wenn es nach der Situationsanalyse zur exakten Bewertung des Nutzens einer Automatisierung geht. Es empfiehlt sich, diesen Test in einer klaren Projektstruktur umzusetzen und dafür einen Zeitraum von nicht mehr als vier bis sechs Wochen vorzusehen. Auf die Schnelllebigkeit des heutigen Geschäftsumfeldes muss zeitnah reagiert werden, daher sind „klassische“ Projektzeiträume von drei bis sechs Monaten nicht sinnvoll. Unsere Erfahrung als Management-Beratung zeigt, dass eine unabhängige Begleitung den Mitarbeitern hilft, sich von den vielen alltäglichen und interessanten Aspekten und Möglichkeiten nicht ablenken zu lassen und gleichzeitig kompetente Führung und fachlichen Inhalt für die Aufgabe zu erhalten.

PLANUNG POC/POV

Der eigentliche PoC/PoV ist eine Beschränkung auf einen ausgewählten Prozess oder Tätigkeitsbereich, der alle Aspekte einer potenziellen späteren Implementierung abdeckt. Das schließt neben dem Test der Automatisierungsvariante auch die systemtechnische Integration ein.
In die Planung des PoC/PoV sind alle Beteiligten mit einzubeziehen, wobei aber auch von vorn herein klar sein muss, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert und nicht in allen Bereichen bis zum allerletzten Detail geht.
Es gilt, den Scope und Umfang der beteiligten Systeme und Personen klar zu definieren und mit den Geschäftseinheiten abzustimmen, sodass die Ressourcen auch wirklich im Projektzeitraum im notwendigen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte dies nicht machbar sein, sind Ersatzressourcen zu identifizieren oder ggf. der Scope des PoC/PoV zu verändern. Das weitere Vorgehen wird durch Standard-Projektmanagement geführt, dabei kann je nach Inhalt des Projektes und Kompetenz ein klassisches oder ein agiles Vorgehen genutzt werden.

AUFBAU UND INTEGRATION

Bei allen Aktivitäten geht es darum, in IT-Systemen – die nicht zwingend (nur) in der Hoheit der IT-Organisation liegen müssen - Automatismen zu integrieren, die manuelle Tätigkeiten und Entscheidungen auf ein Mindestmaß reduzieren. Daher ist die betroffene Systemlandschaft zu definieren und zu evaluieren, ob es systemimmanent möglich ist, die Automatisierung einzusetzen oder Drittsysteme benötigt werden, die eine Verarbeitung übernehmen. Dann ist zu klären, wie das notwendige Interface aussehen soll und welche Standards hier bereits genutzt werden können.

ERSTELLUNG SKRIPTING, KNOWLEDGE ITEMS UND BOTS

Wenn alle Vorarbeiten und Betrachtungen abgeschlossen sind, geht es je nach ausgewählter Automatisierungstechnologie um die Erstellung der eigentlichen Automatisierung. Das kann Skripting und Programmierung sein, das kann die Erstellung von Bots sein oder auch von Knowledge-Items für den Einsatz in der artifiziellen Intelligenz.
Alle Technologien haben den Anspruch, definierte Arbeitsabläufe oder Entscheidungen von Mitarbeitern zu übernehmen. Um das zu können, müssen die Mitarbeiter ihre Kompetenz teilen. Dieser Punkt ist in vielen Projekten der eigentlich kritische Punkt - sollten Mitarbeiter hier aufgrund Zukunftssorgen nicht aktiv und bereitwillig mitmachen, steht das gesamte Vorhaben unter Risiko. Durch gezieltes Change-Management im Unternehmen lässt sich hier Gegensteuern. Auch hier ist die HDP projekterfahren und kann die notwendigen Aktivitäten beisteuern.

DURCHFÜHRUNG DES POC/POV

Im PoC/PoV werden dann die Konzepte realisiert und die Ergebnisse mit den im Vorfeld definierten Erwartungen und Zielen verglichen. Teilweise werden Anpassungen und Detaillierungen notwendig, um die Leistungsfähigkeit der Automatisierung zu optimieren und letztlich eine Entscheidungsgrundlage aufzubereiten. Mit dieser ist es dann Aufgabe des IT- und Geschäftsmanagements, über das weitere Vorgehen und die Implementierung der Automatisierung in den Alltag zu entscheiden.

Die Entscheidung, Automatisierung unternehmensweit voranzutreiben und aufgrund von Erfahrungen und den Erkenntnissen verstärkt zu implementieren, sollte eine Entscheidung sein, die auf allen Ebenen von Entscheidungsträgern aktiv unterstützt wird. Es empfiehlt sich, eine derartige Entscheidung durch ein entsprechend unternehmens- oder abteilungsweites Programm zu implementieren. Häufig rechtfertigt erst die Gesamtheit der einzelnen Automatisierungsprojekte auch kostenintensivere Tools einzuführen und größere Auswirkungen auf die Organisation anzugehen.
Ähnlich wie im PoC/PoV sind Analysen durchzuführen, um Prioritäten im Programm zu setzen, die richtigen Hebel zu identifizieren und die für die Prozesse und den Gesamtkontext besten Automatisierungslösungen und -vorgehen klar zu definieren.
Wenn dies getan ist, dann kann die technische Implementierung beginnen, aber ein oft unterschätzter Faktor bei der Automatisierungsumsetzung ist der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an aktiv in die Automatisierungsvorhaben einzubinden. Nur mit Unterstützung der Fachkräfte ist eine Automatisierung erfolgreich durchzuführen. Zudem wird das Know-how der Fachkräfte benötigt, um die Automatisierungswerkzeuge optimal zu konfigurieren.
Neben technischen Anteilen des Programms spielt das organisatorische Change-Management eine wesentliche Rolle. Auch hier haben wir als HDP schon in der Vergangenheit und auch in Automatisierungsprojekten unsere Kompetenz als Partner für Unternehmen unter Beweis gestellt.

Wenn die Menge der Automatisierungsaktivitäten immer größer wird, ist die Notwendigkeit gegeben, sich über deren optimalen Betrieb Gedanken zu machen. Sowohl bei PoC/PoV und Implementierungen ist deutlich geworden, dass es sich empfiehlt, Automatisierungsplattformen und nicht sehr viele einzelne und unabhängige Lösungen zu nutzen. Letztlich ist all das zu betreuen, zu entwickeln und zu managen.

BETRIEB AUTOMATISIERUNGSPLATTFORM

Im IT-Betrieb dominiert heute das Schichtenmodell. Für die verschiedenen IT-Layer sind unterschiedliche Verantwortlichkeiten festgelegt. Ein reibungsloser, störungsfreier Betrieb ist so kaum sicherzustellen. Deshalb müssen neue Strukturen geschaffen werden – auch unter Verwendung adäquater Management-Lösungen und Verfahren wie DevOps.
Alle Veränderungen im IT-Betrieb müssen im Kontext aktueller Entwicklungen erfolgen. Manches muss schnell gehen, anderes muss beständig sein und lange bleiben.
Eine der größten Schwachstellen im Betrieb von IT-Infrastrukturen sind die getrennten Verantwortlichkeiten für die einzelnen Systemschichten. Obwohl jede Applikation Dienste aus fast allen Schichten benötigt, sind für jede Schicht unterschiedliche Teams, oft sogar unterschiedliche Anbieter verantwortlich.
Bei auftretenden Störungen und Fehlern und anschließender Ursachensuche führt diese Aufteilung unweigerlich zu Schwierigkeiten; noch problematischer und aufwändiger wird es, wenn zusätzlich externe Provider beteiligt sind.
Beim Betrieb der Automatisierungsplattform, die zunehmend als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt wird, ist insbesondere das Change-Management von Bedeutung. Nur wenn im Voraus erkannt wird, dass Prozessveränderungen einen direkten Zusammenhang mit bereits automatisierten Prozessen haben, können diese im Vorfeld angepasst werden, sodass es zu keinen Abbrüchen kommt.

AUFBAU EINES COMPETENCE-CENTERS AUTOMATION

Die Erkenntnis, dass Automation (und insbesondere im Zusammenhang mit artifizieller Intelligenz) nicht mehr als ein rein technisches Thema aufzusetzen ist, hat sich mittlerweile auf breiter Front durchgesetzt. Trotz des großen Werkzeugangebotes und entsprechenden Investitionen konnten die Erwartungen an die Automatisierung in der Praxis bislang nicht in allen Punkten erfüllt werden. Erfolgsentscheidender Ansatz zur Optimierung ist die Competence-Center-Organisation, die dem Leitgedanken folgt, den integrativen Charakter der Automatisierungslösung durch eine integrierende CC-Organisation über Bereichsgrenzen hinweg widerzuspiegeln.
Hierbei helfen zwei Aspekte, einen schnellen Einstieg zu ermöglichen:

-          eine möglichst schnittstellenarme Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, dessen IT-Affinität durch das Trendthema Digitalisierung forciert wird

-          niedrige Organisationshürden und eine höhere Flexibilität, um den Einstieg in eine neue Technologie mit vielen Unbekannten optimal zu schaffen.

Der Aufbau eines solchen Competence-Centers als organisatorische Einheit oder als Gruppe innerhalb bestehender Strukturen kann durch die HDP konzeptioniert und implementiert werden.
Betrieb und Kompetenz sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Nutzung von Automatisierung. Das Tempo der Entwicklung von Technologien und Innovationen ist heute wesentlich höher als noch vor einigen Jahren. Dieser Entwicklung muss ein Unternehmen, wie bereits zu Beginn ausgeführt, folgen. Das bedingt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

KONTINUIERLICHER VERBESSERUNGSPROZESS

Der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder die Abkürzung KVP steht zusammenfassend für alle Maßnahmen, die geeignet sind, Produkte, Service, Prozesse und einzelne Tätigkeiten in einem Unternehmen zu verbessern. Diese Maßnahmen beziehen sich meistens auf die Denkhaltung der Mitarbeiter, die stetig überprüfen müssen, wo und wie die Arbeit verbessert werden kann.
Dabei geht es nicht nur um die Verbesserung der implementierten Automatisierungssysteme, sondern darum, permanent neue, alternative Lösungswege für Aufgaben zu finden, sodass man mit weniger Prozess-Schritten und/oder Systemen auskommt. Auf diese Weise unterliegt ein AI-unterstützter Automatisierungsprozess einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Der Fokus der Automatisierung von Geschäftsprozessen liegt darauf, die täglich anfallenden Aufgaben an eine Maschine zu verlagern, sodass die Experten mehr Zeit für wertige und herausfordernde Themen haben, die ihr Unternehmen weiterbringen. Gleichzeitig senken sich auch die Kosten für den Betrieb und die Qualität steigt aufgrund der Reduzierung manueller Arbeit deutlich an. Vor der Implementierung einer entsprechenden Lösung muss genau durchdacht werden, welche Bereiche sie administrieren soll. Soll zum Beispiel lediglich das Betriebssystem verwaltet werden, kann die Einführung einer skriptbasierten Lösung ausreichen. Liegt das Einsatzgebiet jedoch in einer heterogenen, individualisierten System-Umgebung, kann die Implementierung einer wissensbasierten Automatisierungsmethode notwendig sein. Damit erreicht der System-Betrieb die notwendige Unabhängigkeit und Flexibilität, um für das Unternehmen einen nachhaltigen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen und die Differenzierung im Markt aktiv zu unterstützen.
Die gleichzeitige Begleitung des Veränderungsprozesses im Hinblick auf die Mitarbeiter und die Sicherstellung deren Einbeziehung und (Weiter-)Entwicklung ist einer der größten kritischen Erfolgsfaktoren.
Die HDP kann Sie bei allen notwendigen Schritten kompetent beraten, Know-how beisteuern, in der Umsetzung unterstützen, oder zusammen mit Ihnen den gesamten Automatisierungsprozess erfolgreich umsetzen. Sprechen Sie uns an, wir möchten gerne mit Ihnen zusammen, den spannenden Weg der Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Unternehmen gehen.