Der Kriterienkatalog ist ein Werkzeug, der durch unsere Projekterfahrung und ständige Weiterentwicklung sicherstellt, dass wir zielgerichtet und effizient zusammenarbeiten.
Eine weitere verbreitete Möglichkeit, Prozesskandidaten zu evaluieren, ist der Einsatz eines separaten Process-Mining-Tool. Hierdurch können systeminterne Prozesse ausgelesen und dokumentiert werden. Das ist auch insbesondere dann sinnvoll, wenn systeminterne Prozesse in der Organisation nicht weiter bekannt sind, sondern „wenn sie einfach gelebt werden“.
Auf Basis der Ergebnisse erstellen wir einen kundenspezifischen Vorschlag für mögliche Schwerpunkte, Herangehensweisen, Technologien, Piloten und Implementierungen.
Nachdem die Liste potenzieller Prozesse zur Automatisierung zur Verfügung steht, geht es darum, die nächsten Schritte zu definieren. Dazu zählt die Bewertung des Potenzials, was die Automatisierung des Prozesses beinhaltet und die Festlegung der dafür notwendigen Rahmenbedingungen. Auch hier gibt es ein HDP-Standardvorgehen, basierend auf den unseren Projekterfahrungen.
Das Potenzial der Automatisierungsvorschläge wird nach drei Bereichen untersucht - Geschäftsnutzen, beste Automatisierungsmethode, Aufwände für die Realisierung. Für die Bewertung des Geschäftsnutzen werden Gespräche mit verschiedenen Beteiligten und Betroffenen geführt und nach klaren und stichhaltigen Argumenten gesucht, die für bzw. gegen eine Automatisierung sprechen.
Aufgrund der Kenntnisse des Prozesses und der Gespräche mit Betroffenen lässt sich auch die erfolgversprechendste Technologie bestimmen. Um das zu tun, muss auch klar sein, welche Fortschritte hat die Firma beim Thema Automatisierung schon gemacht, welche Erfahrungen und Kompetenzen liegen vor, sind alle durch die Automatisierung betroffenen Abteilungen in der Lage, die Veränderungen mitzugehen, etc..
Wenn auch diese Etappe durchlaufen und analysiert ist, kommt es zur Erstellung und Dokumentation eines vollständigen Business-Cases für den oder die als sinnvoll ausgewählten potenziellen Prozesskandidaten. Auf Basis der Ergebnisse kann der Kunden entscheiden, wie er die Automatisierung weiter vorantreiben will.
Einige Kunden entscheiden sich für einen kleinen Piloten, andere machen intensive Proof-of-Concepts oder Proof-of-Values, und wieder andere entscheiden sich für eine Umsetzung mit einem Partner.
Der PoC/PoV ist häufig der nächste Schritt, wenn es nach der Situationsanalyse zur exakten Bewertung des Nutzens einer Automatisierung geht. Es empfiehlt sich, diesen Test in einer klaren Projektstruktur umzusetzen und dafür einen Zeitraum von nicht mehr als vier bis sechs Wochen vorzusehen. Auf die Schnelllebigkeit des heutigen Geschäftsumfeldes muss zeitnah reagiert werden, daher sind „klassische“ Projektzeiträume von drei bis sechs Monaten nicht sinnvoll. Unsere Erfahrung als Management-Beratung zeigt, dass eine unabhängige Begleitung den Mitarbeitern hilft, sich von den vielen alltäglichen und interessanten Aspekten und Möglichkeiten nicht ablenken zu lassen und gleichzeitig kompetente Führung und fachlichen Inhalt für die Aufgabe zu erhalten.
Der eigentliche PoC/PoV ist eine Beschränkung auf einen ausgewählten Prozess oder Tätigkeitsbereich, der alle Aspekte einer potenziellen späteren Implementierung abdeckt. Das schließt neben dem Test der Automatisierungsvariante auch die systemtechnische Integration ein.
In die Planung des PoC/PoV sind alle Beteiligten mit einzubeziehen, wobei aber auch von vorn herein klar sein muss, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert und nicht in allen Bereichen bis zum allerletzten Detail geht.
Es gilt, den Scope und Umfang der beteiligten Systeme und Personen klar zu definieren und mit den Geschäftseinheiten abzustimmen, sodass die Ressourcen auch wirklich im Projektzeitraum im notwendigen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte dies nicht machbar sein, sind Ersatzressourcen zu identifizieren oder ggf. der Scope des PoC/PoV zu verändern. Das weitere Vorgehen wird durch Standard-Projektmanagement geführt, dabei kann je nach Inhalt des Projektes und Kompetenz ein klassisches oder ein agiles Vorgehen genutzt werden.
Bei allen Aktivitäten geht es darum, in IT-Systemen – die nicht zwingend (nur) in der Hoheit der IT-Organisation liegen müssen - Automatismen zu integrieren, die manuelle Tätigkeiten und Entscheidungen auf ein Mindestmaß reduzieren. Daher ist die betroffene Systemlandschaft zu definieren und zu evaluieren, ob es systemimmanent möglich ist, die Automatisierung einzusetzen oder Drittsysteme benötigt werden, die eine Verarbeitung übernehmen. Dann ist zu klären, wie das notwendige Interface aussehen soll und welche Standards hier bereits genutzt werden können.
Wenn alle Vorarbeiten und Betrachtungen abgeschlossen sind, geht es je nach ausgewählter Automatisierungstechnologie um die Erstellung der eigentlichen Automatisierung. Das kann Skripting und Programmierung sein, das kann die Erstellung von Bots sein oder auch von Knowledge-Items für den Einsatz in der artifiziellen Intelligenz.
Alle Technologien haben den Anspruch, definierte Arbeitsabläufe oder Entscheidungen von Mitarbeitern zu übernehmen. Um das zu können, müssen die Mitarbeiter ihre Kompetenz teilen. Dieser Punkt ist in vielen Projekten der eigentlich kritische Punkt - sollten Mitarbeiter hier aufgrund Zukunftssorgen nicht aktiv und bereitwillig mitmachen, steht das gesamte Vorhaben unter Risiko. Durch gezieltes Change-Management im Unternehmen lässt sich hier Gegensteuern. Auch hier ist die HDP projekterfahren und kann die notwendigen Aktivitäten beisteuern.
Im PoC/PoV werden dann die Konzepte realisiert und die Ergebnisse mit den im Vorfeld definierten Erwartungen und Zielen verglichen. Teilweise werden Anpassungen und Detaillierungen notwendig, um die Leistungsfähigkeit der Automatisierung zu optimieren und letztlich eine Entscheidungsgrundlage aufzubereiten. Mit dieser ist es dann Aufgabe des IT- und Geschäftsmanagements, über das weitere Vorgehen und die Implementierung der Automatisierung in den Alltag zu entscheiden.
Die Entscheidung, Automatisierung unternehmensweit voranzutreiben und aufgrund von Erfahrungen und den Erkenntnissen verstärkt zu implementieren, sollte eine Entscheidung sein, die auf allen Ebenen von Entscheidungsträgern aktiv unterstützt wird. Es empfiehlt sich, eine derartige Entscheidung durch ein entsprechend unternehmens- oder abteilungsweites Programm zu implementieren. Häufig rechtfertigt erst die Gesamtheit der einzelnen Automatisierungsprojekte auch kostenintensivere Tools einzuführen und größere Auswirkungen auf die Organisation anzugehen.
Ähnlich wie im PoC/PoV sind Analysen durchzuführen, um Prioritäten im Programm zu setzen, die richtigen Hebel zu identifizieren und die für die Prozesse und den Gesamtkontext besten Automatisierungslösungen und -vorgehen klar zu definieren.
Wenn dies getan ist, dann kann die technische Implementierung beginnen, aber ein oft unterschätzter Faktor bei der Automatisierungsumsetzung ist der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an aktiv in die Automatisierungsvorhaben einzubinden. Nur mit Unterstützung der Fachkräfte ist eine Automatisierung erfolgreich durchzuführen. Zudem wird das Know-how der Fachkräfte benötigt, um die Automatisierungswerkzeuge optimal zu konfigurieren.
Neben technischen Anteilen des Programms spielt das organisatorische Change-Management eine wesentliche Rolle. Auch hier haben wir als HDP schon in der Vergangenheit und auch in Automatisierungsprojekten unsere Kompetenz als Partner für Unternehmen unter Beweis gestellt.
Wenn die Menge der Automatisierungsaktivitäten immer größer wird, ist die Notwendigkeit gegeben, sich über deren optimalen Betrieb Gedanken zu machen. Sowohl bei PoC/PoV und Implementierungen ist deutlich geworden, dass es sich empfiehlt, Automatisierungsplattformen und nicht sehr viele einzelne und unabhängige Lösungen zu nutzen. Letztlich ist all das zu betreuen, zu entwickeln und zu managen.
Im IT-Betrieb dominiert heute das Schichtenmodell. Für die verschiedenen IT-Layer sind unterschiedliche Verantwortlichkeiten festgelegt. Ein reibungsloser, störungsfreier Betrieb ist so kaum sicherzustellen. Deshalb müssen neue Strukturen geschaffen werden – auch unter Verwendung adäquater Management-Lösungen und Verfahren wie DevOps.
Alle Veränderungen im IT-Betrieb müssen im Kontext aktueller Entwicklungen erfolgen. Manches muss schnell gehen, anderes muss beständig sein und lange bleiben.
Eine der größten Schwachstellen im Betrieb von IT-Infrastrukturen sind die getrennten Verantwortlichkeiten für die einzelnen Systemschichten. Obwohl jede Applikation Dienste aus fast allen Schichten benötigt, sind für jede Schicht unterschiedliche Teams, oft sogar unterschiedliche Anbieter verantwortlich.
Bei auftretenden Störungen und Fehlern und anschließender Ursachensuche führt diese Aufteilung unweigerlich zu Schwierigkeiten; noch problematischer und aufwändiger wird es, wenn zusätzlich externe Provider beteiligt sind.
Beim Betrieb der Automatisierungsplattform, die zunehmend als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt wird, ist insbesondere das Change-Management von Bedeutung. Nur wenn im Voraus erkannt wird, dass Prozessveränderungen einen direkten Zusammenhang mit bereits automatisierten Prozessen haben, können diese im Vorfeld angepasst werden, sodass es zu keinen Abbrüchen kommt.
Die Erkenntnis, dass Automation (und insbesondere im Zusammenhang mit artifizieller Intelligenz) nicht mehr als ein rein technisches Thema aufzusetzen ist, hat sich mittlerweile auf breiter Front durchgesetzt. Trotz des großen Werkzeugangebotes und entsprechenden Investitionen konnten die Erwartungen an die Automatisierung in der Praxis bislang nicht in allen Punkten erfüllt werden. Erfolgsentscheidender Ansatz zur Optimierung ist die Competence-Center-Organisation, die dem Leitgedanken folgt, den integrativen Charakter der Automatisierungslösung durch eine integrierende CC-Organisation über Bereichsgrenzen hinweg widerzuspiegeln.
Hierbei helfen zwei Aspekte, einen schnellen Einstieg zu ermöglichen:
- eine möglichst schnittstellenarme Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, dessen IT-Affinität durch das Trendthema Digitalisierung forciert wird
- niedrige Organisationshürden und eine höhere Flexibilität, um den Einstieg in eine neue Technologie mit vielen Unbekannten optimal zu schaffen.
Der Aufbau eines solchen Competence-Centers als organisatorische Einheit oder als Gruppe innerhalb bestehender Strukturen kann durch die HDP konzeptioniert und implementiert werden.
Betrieb und Kompetenz sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Nutzung von Automatisierung. Das Tempo der Entwicklung von Technologien und Innovationen ist heute wesentlich höher als noch vor einigen Jahren. Dieser Entwicklung muss ein Unternehmen, wie bereits zu Beginn ausgeführt, folgen. Das bedingt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder die Abkürzung KVP steht zusammenfassend für alle Maßnahmen, die geeignet sind, Produkte, Service, Prozesse und einzelne Tätigkeiten in einem Unternehmen zu verbessern. Diese Maßnahmen beziehen sich meistens auf die Denkhaltung der Mitarbeiter, die stetig überprüfen müssen, wo und wie die Arbeit verbessert werden kann.
Dabei geht es nicht nur um die Verbesserung der implementierten Automatisierungssysteme, sondern darum, permanent neue, alternative Lösungswege für Aufgaben zu finden, sodass man mit weniger Prozess-Schritten und/oder Systemen auskommt. Auf diese Weise unterliegt ein AI-unterstützter Automatisierungsprozess einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Wie bereits mehrfach dargestellt, hat die Automatisierung nicht nur technische, sondern auch organisatorische Auswirkungen, die für eine erfolgreiche Implementierung beachtet werden müssen.
Die Digitalisierung und Automation von Prozessen sowie einzelner Arbeitsschritte im Unternehmen wirft immer auch Fragen zur Personalsteuerung und Personalplanung auf. Dazu zählen Fragestellungen wie:
- Besitzen die Mitarbeiter des Unternehmens die nötigen Fähigkeiten, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen?
- Benötigt der Fachbereich in der Zukunft noch die gleiche Anzahl an Mitarbeitern?
- Ergeben sich neue Personalbedarfe durch den wachsenden Einsatz von RPA und artifizieller Intelligenz?
Zur Beantwortung dieser und weiterer sich ergebender Fragen ist die HDP der erfahrene Partner, um eine Personalbedarfsplanung mit Ihnen durchzuführen.
Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele und welche Arbeitskräfte wann und in welcher Funktion im Unternehmen benötigt werden und welche Qualifikationen Mitarbeiter heute haben und in Zukunft aufweisen müssen. Die Personalbedarfsplanung berücksichtigt hierbei eine quantitative und eine qualitative Ermittlung des Personalbedarfs.
Bei der quantitativen Ermittlung des Personalbedarfs wird festgestellt, wie viele Arbeitskräfte in Zukunft benötigt werden, um die Unternehmensziele erreichen zu können. Berücksichtigt werden hierbei interne und externe Einflussfaktoren, wie beispielsweise die Unternehmensstrategie, die Altersstruktur oder konjunkturelle Entwicklungen.
Bei der qualitativen Ermittlung des Personalbedarfs wird festgestellt, welche Qualifikation die bestehenden Mitarbeiter derzeit aufweisen und welche Qualifikation die Mitarbeiter zukünftig aufweisen müssen, um die benötigten Stellen im Unternehmen effektiv zu besetzen.
Nach Zusammenführung und Auswertung der Ergebnisse der quantitativen und der qualitativen Personalbedarfsanalyse werden die Brutto- und Netto-Personalbedarfe ermittelt. Resultierend hieraus wird ein Zielbild der künftigen Organisation erstellt und ein maßgeschneiderter Personal-Maßnahmenkatalog abgeleitet.
Aus der durchgeführten Personalbedarfsplanung ergeben sich folgende Outcomes:
- Quantitativer Überblick über den IST-Personalbestand des Unternehmens
- Quantitativer Überblick über den SOLL-Personalbestand in der Planungsphase
- Analyse der Qualifikationen des IST-Personalbestands
- Ermittlung der zukünftig benötigten Qualifikationen des Personals
- Zielbild der künftigen Organisation
- Personal-Maßnahmenkatalog
Aus diesen Ergebnissen werden notwendige Änderungen der Aufgaben und Tätigkeitsfelder der betroffenen Stellen identifiziert sowie die benötigten Kapazitäten je Aufgabe ermittelt und dokumentiert. Bestehende Stellenbeschreibungen werden, wenn nötig angepasst oder neue definiert. Ein Vergleich des IST-Standes mit dem ZIEL-Zustand zeigt potenziell, wie viel und welche Veränderungen beim Personal ein Unternehmen quantitativ benötigt. Resultierend hieraus ist es der nächste Schritt, Maßnahmen abzuleiten.
Diese Maßnahmen betreffen u. a. die Bestimmung der Qualifikationen des IST-Personalbestandes sowie die zukünftig benötigten Qualifikationen der Mitarbeiter. Die HDP kann auch hier als kompetenter Partner begleiten und die richtige und vollständige Identifikation der Qualifikations-Gaps sicherstellen und die notwendigen weiterführenden Maßnahmen ableiten.
Zur Ermittlung der Qualifikationen des IST-Personalbestandes werden unter anderem die bestehenden Stellenbeschreibungen gesichtet und Interviews/Befragungen nach validen Methoden zur Verifikation der Mitarbeiterqualifikationen durchgeführt. Die geforderten SOLL-Qualifikationen ergeben sich aus der geplanten Ziel-Organisation und den identifizierten Qualifikationsanforderungen während der Personalbedarfsplanung. Anschließend werden Qualifikations-Gaps bewertet und dokumentiert.
Zusätzlich zur Analyse der Qualifikations-Gaps sollte eine Analyse über die unternehmensweiten Potenzialträger erstellt und Maßnahmen für das Talent-Management des Unternehmens abgeleitet werden.
Dies kann neben den Veränderungskonzepten auch dazu führen, dass eine fundierte Auskunft über die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter erlangt wird, inkl. einer Aussage hinsichtlich der weiteren Entwicklung oder einer Besetzungsempfehlung. Jedoch sollte man bei diesen Tätigkeiten auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen achten, sowie HR und ggf. auch den Betriebsrat von Anbeginn mit einbeziehen, um spätere Konflikte und Regelverstöße zu vermeiden. Auch in diesem Aspekt kann die HDP als kompetenter Partner mitwirken.
Die identifizierten Gaps sind nun gezielt anzugehen und zu schließen. Dazu sind für vorhandene Mitarbeiter Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu erarbeiten und umzusetzen, Mitarbeiterversetzungen zu planen und möglicherweise auch Trennungsmaßnahmen einzuleiten.
Für nicht besetzte Stellen sind die Stellenausschreibungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen oder durch neue zu ersetzen. Auch ein Einstellungsplan über die Zeit der Veränderung ist mit den HR-Verantwortlichen vorzubereiten
Hierbei kann die HDP mit ihren qualifizierten Partnern im Bildungswesen unterstützen und ein maßgeschneidertes Weiterbildungskonzept erstellen sowie die darauffolgende Umsetzung begleiten und die Weiterbildung der Mitarbeiter durchführen.
Um ein Weiterbildungskonzept für Mitarbeiter zu erarbeiten sollten die identifizierten Qualifikationsgaps genauer betrachtet werden. Es gilt zusammengehörige sowie sich ergänzende Qualifikationen zu gruppieren, sodass sie primär firmeninterne oder marktgängige Weiterbildungskurse bzw. Trainings gemappt werden können.
Die weiterzubildenden Mitarbeiter werden (bei Bedarf mit Unterstützung unserer Partner aus dem Bildungswesen) hinsichtlich ihres Lerntyps eingruppiert, um für und mit Ihnen das für sie am besten geeignete Weiterbildungsvorgehen zu definieren. Anschließend sollte ein Planungshorizont für die Weiterbildungsmaßnahmen durch das Management und die Personalabteilung festgelegt werden, damit die geeigneten Weiterbildungseinheiten, Kurse oder Trainings definiert und aus dem Weiterbildungsportfolio Ihres Unternehmens oder externer Weiterbildungspartner ausgewählt werden können.
Um den Lernerfolg zu gewährleisten und auch später in den Arbeitsalltag zu überführen sollte eine Vielzahl an bewährten Lernmethoden angeboten und angewandt werden. Dazu zählen beispielsweise Blended-Learning, Web-Based-Trainings, E-Learning, aber auch „Face-to-Face“-Methoden wie Frontalunterricht und Coaching.
Die Auswahl der richtigen Methoden richtet sich nach dem Schulungsplan, aber auch nach Erfahrungen und kulturellen Aspekten - online, vor Ort im Unternehmen oder extern bei einem Bildungspartner sind reelle mögliche Formen.
Wichtig ist, die Fortbildungsphase aktiv auch seitens HR zu betreuen, regelmäßige Information über die durchgeführten und geplanten Veränderungen zu veröffentlichen und die Möglichkeit für individuelle und Gruppengespräche anzubieten.
Der Lernfortschritt der Mitarbeiter und der Erfolg der Weiterbildungsmaßnahmen sollten transparent für den Mitarbeiter erfasst und dokumentiert werden.
Die HDP besitzt anerkannte und exzellente Partner im Bildungswesen und kann Sie dabei unterstützen Ihr Aus- und Weiterbildungskonzept zielgerichtet und effizient umzusetzen.
Der Fokus der Automatisierung von Geschäftsprozessen liegt darauf, die täglich anfallenden Aufgaben an eine Maschine zu verlagern, sodass die Experten mehr Zeit für wertige und herausfordernde Themen haben, die ihr Unternehmen weiterbringen. Gleichzeitig senken sich auch die Kosten für den Betrieb und die Qualität steigt aufgrund der Reduzierung manueller Arbeit deutlich an. Vor der Implementierung einer entsprechenden Lösung muss genau durchdacht werden, welche Bereiche sie administrieren soll. Soll zum Beispiel lediglich das Betriebssystem verwaltet werden, kann die Einführung einer skriptbasierten Lösung ausreichen. Liegt das Einsatzgebiet jedoch in einer heterogenen, individualisierten System-Umgebung, kann die Implementierung einer wissensbasierten Automatisierungsmethode notwendig sein. Damit erreicht der System-Betrieb die notwendige Unabhängigkeit und Flexibilität, um für das Unternehmen einen nachhaltigen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen und die Differenzierung im Markt aktiv zu unterstützen.
Die gleichzeitige Begleitung des Veränderungsprozesses im Hinblick auf die Mitarbeiter und die Sicherstellung deren Einbeziehung und (Weiter-)Entwicklung ist einer der größten kritischen Erfolgsfaktoren.
Die HDP kann Sie bei allen notwendigen Schritten kompetent beraten, Know-how beisteuern, in der Umsetzung unterstützen, oder zusammen mit Ihnen den gesamten Automatisierungsprozess erfolgreich umsetzen. Sprechen Sie uns an, wir möchten gerne mit Ihnen zusammen, den spannenden Weg der Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Unternehmen gehen.
