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Leistungen und Kompetenzen für ein Business im Wandel

Agilität

Agilität ist die Fähigkeit von Organisationen und Personen bzw. von Strukturen und Prozessen flexibel und wendig zu agieren und zu reagieren. Unvorhergesehene Ereignisse, neue Anforderungen oder Abweichungen werden konstruktiv, kurzfristig und angepasst bedient.

Eine sehr informative Darstellung von Agilität ist in unserem Interview mit Hrn. Jens Höhrmann (Link) zu finden.

Wenn Sie eine individuelle und maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen suchen, so stehen wir Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung, in welchem wir Ihnen bereits erste Hilfestellung und möglicherweise Handlungsempfehlungen geben können.

Im Folgenden werden wir auf Agile Organisation und Agiles Projektmanagement als zwei Anwendungsbereiche der Agilität fokussieren.

Agilität in der Organisation

Organisationsstrukturen sind meist prozessorientiert (z. B. in der Produktion), projektorientiert (z. B. bei der Entwicklung neuer Hard- oder Software) oder manchmal auch beides zusammen. Vor dem Hintergrund eines unbeständigen Umfelds können diese Organisationsstrukturen aufgrund ihrer Hierarchie mit dem Wandel häufig nur bedingt mithalten. Durch den Einsatz von Agilität erlangt eine Organisation aber Fähigkeiten, in einer Wettbewerbsumgebung, die charakterisiert ist durch ständige, unvorhersehbare Veränderungen der Kundenwünsche, erfolgreicher zu operieren.

Agilität umfasst sechs Ausprägungen:

Diese Ausprägungen betreffen alle Bereiche einer Unternehmung von der Strategie über Prozesse bis zur Unternehmenskultur.

Alle sechs Ausprägungen sind, durch die in der Agilität repräsentiert Werte, die zusammen mit den Kernelementen die Grundprinzipien bilden (siehe Abbildung), vereint.

Agilität ist fast zum Synonym für Effizienzsteigerung geworden. In Startups und Onlineunternehmen gehört agiles Arbeiten bereits zum Alltag. In vielen anderen Unternehmen ist Agilität aber noch eher selten anzutreffen. Dabei kann jedes Unternehmen von der Effizienzsteigerung profitieren. Agilität verspricht geringe Bürokratie mit wenigen Regeln und damit erhöhten Output bei gleichem Ressourceneinsatz. Die ersten Schritte in die Agilität sind dabei klein und leicht umsetzbar. Es müssen die vier in der folgenden Abbildung gezeigten Themenbereiche in kundenspezifischer Reihenfolge abgearbeitet werden.

Wenn heute in einem Unternehmen über Effizienzsteigerung der Prozesse, z. B. bei der Neu- bzw. Weiterentwicklung von Produkten, nachgedacht wird, kommt man an „agile“ nicht mehr vorbei. Gleichzeitig verfolgt Agilität ein iteratives Vorgehen. Der Zyklus „planen, bauen, messen, lernen“ (PDCA) wird in möglichst kurzen Zeitabständen und während eines Projekts zigmal durchlaufen. Im Gegensatz zur klassischen Projektplanung spielen vor allem die Phasen „planen“ und „lernen“ als ein integrativer Teil des Zyklus die entscheidende Rolle. Die Maxime „fail fast and learn“ („Mache möglichst schnell Fehler und lerne daraus“) steht im Mittelpunkt der Agilität.

Bei der Einführung von Agilität ist es wichtig darauf zu achten, dass ein gutes Zusammenspiel der einzelnen Streams gewährleistet ist, um die richtigen Managemententscheidungen zu treffen. Es ist wichtig, stets die richtigen Stellen mit einzubinden und die Konsequenzen für die Führungskräfte im Unternehmen transparent zu halten.

Mit unserer Erfahrung aus verschiedenen Projekten betreuen und beraten wir als HDP unsere Kunden zu und bei agilen Transformationsprojekten umfassend. Dabei achten wir u.a. auch auf die richtige Ausgestaltung der sechs Themenfelder mit allen Facetten. Dass wir es verstehen, Klippen zu umschiffen und Chancen zu nutzen, haben wir in mehreren Projekten bereits erfolgreich gezeigt.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist ein Vorgehen, das im Vergleich zum klassischen Projektmanagement - vereinfacht gesagt - kürzer denkt. Bei agilem Projektmanagement ist zu einem wesentlichen Teil auch der Weg das Ziel - und nicht nur das Projektende. Grundgedanke ist, dass durch permanente Anforderungen und Aufgaben eine kontinuierliche Umsetzung innerhalb des Projektrahmens automatisch stattfindet. Arbeitsergebnisse werden nach fest vorgegebenen Zeitperioden abgenommen und teilweise auch schon genutzt, sodass in der Folgeperiode bereits an der Verbesserung bzw. Erweiterung der Ergebnisse gearbeitet werden kann. Somit unterscheidet sich der Fokus für agiles Projektmanagement-Vorgehen deutlich von der klassischen Herangehensweise.

Die folgende Abbildung stellt beide Herangehensweisen bei wesentlichen Aspekten gegenüber.

Das klassische Projektmanagement ist sehr klar aufgebaut. Zu Beginn werden Ziele formuliert und der Verlauf wird in einzelne Phasen mit Zwischenschritten gegliedert. Anforderungen und deren Umsetzungen werden anfangs sehr klar ausgearbeitet und festgehalten und Verantwortlichkeiten im Team verteilt.

Agiles Projektmanagement hingegen ist dynamischer. Ansätze wie Scrum gehen davon aus, dass gerade IT-Projekte so komplex und schnell veränderlich sind, dass sie nicht bereits am Tag des Projektstarts komplett linear festgehalten werden können. Immer neue Anforderungen, die oftmals erst während des Projektablaufs auftreten, erfordern dynamisches Handeln und kurzfristige Planungskorrekturen.

Eine Kombination beider Methoden wird als hybrider Ansatz im Projektmanagement bezeichnet. Ziel ist es, die Vorteile beider Methoden zu verbinden und man dadurch besser in Planung und Umsetzung von Projekten wird. Das heißt, dass die klassische Grundstruktur eines Projektes erhalten bleibt und lediglich Teilaspekte agil organisiert sind.

Agile Methoden und Framework

Agilität in Organisationen und agiles Projektmanagement werden durch die Nutzung spezifischer Methoden ermöglicht und entwickelt. Dabei gibt es zahlreiche Ausprägungen von agilen Methoden. Scrum, Kanban und eXtreme Programming (XP) sind drei bekannte und von der HDP vorzugsweise eingesetzte Methoden, da sie sich in der Praxis bewährt und eine hohe Akzeptanz bei Kunden entwickelt haben.

Diese Methoden sind einfach in isolierten Projekten einzusetzen, aber die Herausforderung besteht, es in Organisationseinheiten und ganzen Unternehmen einzusetzen. Dazu muss man sich mit der Skalierung der Agilität auseinandersetzen. Aktivitäten zahlreicher Teilprojekte müssen synchronisiert und harmonisiert werden, damit Transparenz über alle Teams hinweg entsteht. Die Tätigkeiten der Akteure müssen auf konfliktfreie Ziele gelenkt werden und es dürfen keine Effizienzverluste durch mangelnde Kommunikation entstehen. Dafür bedarf es eines übergeordneten Frameworks, z. B. SAFe oder LESS. Das Scaled Agile Framework ist (SAFe) ist eines der verbreitetsten Rahmenwerke zu Skalierung von Agilität, insbesondere von Scrum. SAFe baut auf Lean auf und bietet ein agiles Framework für die Ebene der Teams, der Programme und der gesamten Organisation (Portfolio-Ebene).

Vorteile von Scaled Agile Framework (SAFe) sind:

Für große Entwicklungsorganisationen kann schnell ein Bild einer agilen Organisation entworfen werden.
Die Programm- und Portfolio-Ebene sind konsequent durchdacht und dokumentiert.
Viele gut dokumentierte Techniken, Rollen, Meetings und Artefakte sind enthalten.
Nutzung bekannte Begriffe, die Organisationen einen Umstieg erleichtern, und dabei agil ausgestaltet sind.

Das SAFe-Framework bietet außerdem eine agile Portfolio-Planung, mit der das Portfolio mehrerer agiler Programme mit Hilfe von Kanban-Techniken gesteuert werden kann.

Large Scale Scrum (LeSS) ist eine weitere Methode. Sie bietet eine konsequente agile Lösung, um mit mehreren Scrum-Teams zusammen an einem gemeinsamen Produkt zu arbeiten.

Hindernisse bei der Einführung von Agilität

Nähe, Offenheit und Transparenz sind die zentralen Merkmale agiler Organisationsstrukturen – Agilität beginnt im Kopf. Doch das anzuerkennen und entsprechend weitreichende Veränderungen einzuleiten ist ein Mammutprojekt, vor dem viele Fach- und Führungskräfte zurückschrecken. Stattdessen beschränken sie sich lieber auf die Einführung agiler Methoden, die sie dann – ganz konventionell – als die eine, heilbringende Lösung präsentieren.

Häufig auftretende Hindernisse, die es bei der Einführung von Agilität zu beobachten und zu überwinden gilt, sind folgende:

Aber auch hier gilt „Wissen ist Macht“. Wenn man sich der potenziellen Hindernisse bewusst ist, kann man rechtzeitig gegensteuern und so unnötige Umwege verhindern.

Als HDP Management Consulting haben wir Erfahrung, mit den Elementen umzugehen und Agilität in verschiedenen Formen zu implementieren. Wir sind uns sicher, auch Ihnen sinnvolle Unterstützung geben zu können. Sprechen Sie uns gerne an!

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