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Werden Sie zum Champion Ihrer Branche

Leistungen und Kompetenzen für ein Business im Wandel

Werden Sie zum Champion Ihrer Branche Leistungen und Kompetenzen für ein Business im Wandel

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Leistungen und Kompetenzen für ein Business im Wandel

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Automation


Die heutige Geschäftswelt unterliegt einer starken Veränderungsanforderung, auf die die Unternehmen sehr unterschiedlich reagieren. Viele haben bereits in den vergangenen Jahren Schritte unternommen, um nachhaltig konkurrenzfähig zu bleiben. Sie stehen der Situation heute anderes gegenüber, als Unternehmen, für die Veränderung noch nicht Teil des Geschäftsalltags ist.

 

Letztlich gilt aber für alle, sich den Herausforderungen zu stellen und mit individuell angepassten Maßnahmen zu reagieren. Diese Veränderungen zwingen Unternehmen dazu, auf verschiedene Aspekte zu schauen. Dabei sind neben Effizienz- und Kostenaspekten, auch Geschwindigkeit, Qualität, Komplexitätsreduzierung und Geschäftsmodellauswirkungen wichtig.

 

Auch in der Vergangenheit sind diese Aspekte betrachtet und entwickelt worden, aber bisherige Herangehensweisen sind in der Gegenwart nur bedingt ausreichend. Dafür entwickeln sich neue Methoden und Arbeitsweisen - z. B. agiles Projektmanagement, Lean-Management, Grüne Produktion, Automatisierung oder Branchenkonsolidierung.

 

Die HDP hat sich zum Ziel gesetzt, Kunden insbesondere im Bereich Automatisierung in ihrer Entwicklung zu unterstützen. Dabei sehen wir Automatisierung auf verschiedenen Ebenen, angepasst an die Kundensituation. Automatisierung beinhaltet dabei „einfache“ Robotic-Desktop-Automatisierung, Robotic-Process-Automatisierung (RPA), Cognitive-Process-Automatisierung oder Automatisierung mit schwacher oder allgemeiner artifizieller Intelligenz (AI).

 

Dabei betrachten wir gesamtheitlich und im Kontext des Kunden. Bei Automatisierung gibt es nicht „das Patentrezept“, sondern es bedarf einer kundenspezifischen Herangehensweise, um nicht nur den mittel- und langfristigen Erfolg, sondern gleichzeitig auch die aktuelle Ergebniserzielung sicherzustellen. Unsere jahrelange Kompetenz in der Beratung zu Veränderungen und Transformationen, der Einführung neuer Technologien und Innovationen und bei verschiedenen Strategieerstellungen und -umsetzungen gibt uns das Selbstbewusstsein, auch bei der Einführung von Automatisierung oder ihrer radikalen Weiterentwicklung ein verlässlicher Partner zu sein.

 

 

 Automatisierung von Prozessen und Aufgabenbereichen

 

Wie bereits erwähnt gibt es unterschiedliche Herangehensweisen an Automatisierung. In Abb.1 ist eine Gegenüberstellung der wesentlichen Arten - RPA und AI - dargestellt.

 

Erfahrungsgemäß kann mit Skript-basierenden (RPA-)Tools ein Automatisierungsgrad im gesamten IT-Betrieb von maximal 30 Prozent erreicht werden, was gemessen am dazu erforderlichen kleineren Budget allerdings nicht unerheblich ist. Sobald eine Individualapplikation, komplexe IT-Umgebung oder neue Technologie betreut werden müssen, stößt diese Methode jedoch an ihre Grenzen. Auch wenn sich im letzten Applikations-Release nur eine Kleinigkeit am System geändert hat, passt die Eintrittsbedingung nicht mehr und das Skript kann infolgedessen nicht mehr richtig arbeiten. Es muss komplett überarbeitet werden.

Das heißt, dass bei definierten Standardabläufen das notwendige Wissen genau festgeschrieben ist und nicht ohne weiteres neu zusammengestellt oder mit verschiedenen Quellen und Erfahrungen kombiniert werden kann, um Situationen flexibel und veränderten Bedingungen gerecht bedienen zu können. Solchen auf Skaleneffekte ausgelegten Automationsverfahren fehlt es an der notwendigen Intelligenz, vorhandenes Wissen flexibel anzuwenden und die Erkenntnis aus dem Gelernten bei zukünftigen Lösungen zu berücksichtigen. Das führt dazu, dass ein IT-Betrieb solche bestehenden Systeme und Standards möglichst lange aufrechtzuerhalten versucht, um die Investition in die Standardisierung zu amortisieren.

Einen anderen Weg gehen auf Wissen basierende Lösungen. Anstatt sich auf die Einhaltung fixierter Abläufe zu konzentrieren, fokussieren sie sich auf die korrekte Anwendung von Know-how. Das Tool arbeitet hierbei wie ein eigenständiger Kollege. Wie der menschliche Mitarbeiter im Team muss auch die wissensbasierende Automatisierungssoftware im Vorfeld einen Lernprozess durchlaufen. Dazu sammeln die Experten in den Fachbereichen ihr Know-how in modularen Bausteinen und legen es in einem Wissens-Pool ab.

Auf diese Weise lernt das Tool von den Experten, begreift und kombiniert. Im täglichen Betrieb stellt die Automatisierungssoftware aus den Wissensbausteinen dynamisch einen vollständigen Handlungsablauf zusammen, um eine ihr zugewiesene Aufgabe zu erledigen. So ist das Softwarewerkzeug auch in der Lage, auf spontane Ereignisse zu reagieren. Findet es keine Lösung, fragt es gezielt nach neuem Expertenwissen, indem es den Vorgang dokumentiert an einen menschlichen Kollegen weiterleitet. Eine auf Wissen basierende Lösung administriert den gesamten Technologie-Stack - vom Betriebssystem bis hin zur Individualapplikation - und integriert sich in die bestehende System-Landschaft, auch in komplexe, nicht standardisierte Umgebungen.

Die Zielsetzung in einem Automatisierungsprojekt sollte es daher sein, diese Flexibilität zu erreichen, sodass auf die unterschiedlichen Eingangsparameter oder Prozessvarianten reagiert werden kann und der automatische Prozess nicht abgebrochen werden muss.

Das führt dazu, dass im Zuge der digitalen Transformation die Digitalisierung bestehender Prozesse eine immer wichtigere Rolle einnimmt. Insbesondere die Möglichkeit zur Kostenreduktion, sowie die Chance, Kapazitäten freizulegen, bieten enorme Chancen. Allerdings ist der Einstieg in die Prozessautomatisierung oftmals nicht leicht, da sich häufig bereits die Auswahl der passenden Prozesse als Herausforderung erweist.

 

 

Prozess- und Potenzial-Bewertung

 

Auswahl der Prozesse zur Automatisierung

Grundsätzlich gilt, dass Prozesse mit einem hohen Volumen und einer standardisierten Bearbeitung im Fokus der Automatisierung stehen. Zudem sollte sichergestellt werden, dass sich der Ablauf dieser Prozesse nicht oft verändert, da größere Änderungen eine Anpassung nach sich ziehen können.

Eine hohe Effizienz bei der Bearbeitung bedeutet geringe Kosten, wenige Fehler und ein hohes Maß an Standardisierung. Aus diesem Grund sollte bei der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ein Fokus auf Prozesse mit einem hohen Aufkommen und einer vergleichsweise hohen Bearbeitungsdauer gelegt werden. Zusätzlich spielt auch die Fehleranfälligkeit durch einen hohen Anteil an manuellen Schritten eine große Rolle bei der Auswahl.

 

Prozess-Bewertung mittels Kriterienkatalog oder Process-Mining

Unsere Herangehensweise für Automatisierungslösungen basiert auf der Annahme, dass in jedem Unternehmen Prozesse existieren und gelebt werden, die mit zeitlichem, personellem und finanziellem Aufwand verbunden sind.

Im Gespräch mit unserem Kunden erarbeiten wir die Ziele, die der Kunde zur Automatisierung verfolgen möchte und unterstützen ihn dabei, die notwendigen strategischen Aspekte zu betrachten. Dabei vergessen wir aber auch nicht, dass es wichtig ist, schnell erste Erfolge zu erreichen, schnell aussagekräftige Tests durchzuführen und die Wirksamkeit von Automatisierungsmaßnahmen aufzuzeigen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden in der Automatisierungs-Strategie verankert.

Ansatzpunkt für Tests, als auch für langfristige Erfolge ist die Auswahl des richtigen zu automatisierenden Prozesses. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Vorgehens- und Analysetools, Strukturpläne und Templates, wie dies zu erfolgen hat. Auf Basis der Diskussion mit dem Kunden und der Einstellung einer Prozesskandidatenliste werden diese Prozesskandidaten anhand eines Kriterienkataloges bewertet.

 

Der Kriterienkatalog ist ein Werkzeug, der durch unsere Projekterfahrung und ständige Weiterentwicklung sicherstellt, dass wir zielgerichtet und effizient zusammenarbeiten.

Eine weitere verbreitete Möglichkeit, Prozesskandidaten zu evaluieren, ist der Einsatz eines separaten Process-Mining-Tool. Hierdurch können systeminterne Prozesse ausgelesen und dokumentiert werden. Das ist auch insbesondere dann sinnvoll, wenn systeminterne Prozesse in der Organisation nicht weiter bekannt sind, sondern „wenn sie einfach gelebt werden“.

Auf Basis der Ergebnisse erstellen wir einen kundenspezifischen Vorschlag für mögliche Schwerpunkte, Herangehensweisen, Technologien, Piloten und Implementierungen.

 

Potenzialbewertung und Business-Case

Nachdem die Liste potenzieller Prozesse zur Automatisierung zur Verfügung steht, geht es darum, die nächsten Schritte zu definieren. Dazu zählt die Bewertung des Potenzials, was die Automatisierung des Prozesses beinhaltet und die Festlegung der dafür notwendigen Rahmenbedingungen. Auch hier gibt es ein HDP-Standardvorgehen, basierend auf den unseren Projekterfahrungen.

Das Potenzial der Automatisierungsvorschläge wird nach drei Bereichen untersucht - Geschäftsnutzen, beste Automatisierungsmethode, Aufwände für die Realisierung. Für die Bewertung des Geschäftsnutzen werden Gespräche mit verschiedenen Beteiligten und Betroffenen geführt und nach klaren und stichhaltigen Argumenten gesucht, die für bzw. gegen eine Automatisierung sprechen.

Aufgrund der Kenntnisse des Prozesses und der Gespräche mit Betroffenen lässt sich auch die erfolgversprechendste Technologie bestimmen. Um das zu tun, muss auch klar sein, welche Fortschritte hat die Firma beim Thema Automatisierung schon gemacht, welche Erfahrungen und Kompetenzen liegen vor, sind alle durch die Automatisierung betroffenen Abteilungen in der Lage, die Veränderungen mitzugehen, etc..

Wenn auch diese Etappe durchlaufen und analysiert ist, kommt es zur Erstellung und Dokumentation eines vollständigen Business-Cases für den oder die als sinnvoll ausgewählten potenziellen Prozesskandidaten. Auf Basis der Ergebnisse kann der Kunden entscheiden, wie er die Automatisierung weiter vorantreiben will.

Einige Kunden entscheiden sich für einen kleinen Piloten, andere machen intensive Proof-of-Concepts oder Proof-of-Values, und wieder andere entscheiden sich für eine Umsetzung mit einem Partner.

 

 

 

Proof-of-Concept (PoC)/Proof-of-Value (PoV)

 

Der PoC/PoV ist häufig der nächste Schritt, wenn es nach der Situationsanalyse zur exakten Bewertung des Nutzens einer Automatisierung geht. Es empfiehlt sich, diesen Test in einer klaren Projektstruktur umzusetzen und dafür einen Zeitraum von nicht mehr als vier bis sechs Wochen vorzusehen. Auf die Schnelllebigkeit des heutigen Geschäftsumfeldes muss zeitnah reagiert werden, daher sind „klassische“ Projektzeiträume von drei bis sechs Monaten nicht sinnvoll. Unsere Erfahrung als Management-Beratung zeigt, dass eine unabhängige Begleitung den Mitarbeitern hilft, sich von den vielen alltäglichen und interessanten Aspekten und Möglichkeiten nicht ablenken zu lassen und gleichzeitig kompetente Führung und fachlichen Inhalt für die Aufgabe zu erhalten.

 

Planung PoC/PoV

Der eigentliche PoC/PoV ist eine Beschränkung auf einen ausgewählten Prozess oder Tätigkeitsbereich, der alle Aspekte einer potenziellen späteren Implementierung abdeckt. Das schließt neben dem Test der Automatisierungsvariante auch die systemtechnische Integration ein.

In die Planung des PoC/PoV sind alle Beteiligten mit einzubeziehen, wobei aber auch von vorn herein klar sein muss, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert und nicht in allen Bereichen bis zum allerletzten Detail geht.

Es gilt, den Scope und Umfang der beteiligten Systeme und Personen klar zu definieren und mit den Geschäftseinheiten abzustimmen, sodass die Ressourcen auch wirklich im Projektzeitraum im notwendigen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte dies nicht machbar sein, sind Ersatzressourcen zu identifizieren oder ggf. der Scope des PoC/PoV zu verändern. Das weitere Vorgehen wird durch Standard-Projektmanagement geführt, dabei kann je nach Inhalt des Projektes und Kompetenz ein klassisches oder ein agiles Vorgehen genutzt werden.

 

Aufbau und Integration

Bei allen Aktivitäten geht es darum, in IT-Systemen – die nicht zwingend (nur) in der Hoheit der IT-Organisation liegen müssen - Automatismen zu integrieren, die manuelle Tätigkeiten und Entscheidungen auf ein Mindestmaß reduzieren. Daher ist die betroffene Systemlandschaft zu definieren und zu evaluieren, ob es systemimmanent möglich ist, die Automatisierung einzusetzen oder Drittsysteme benötigt werden, die eine Verarbeitung übernehmen. Dann ist zu klären, wie das notwendige Interface aussehen soll und welche Standards hier bereits genutzt werden können.

 

Erstellung Skripting, Knowledge Items und Bots

Wenn alle Vorarbeiten und Betrachtungen abgeschlossen sind, geht es je nach ausgewählter Automatisierungstechnologie um die Erstellung der eigentlichen Automatisierung. Das kann Skripting und Programmierung sein, das kann die Erstellung von Bots sein oder auch von Knowledge-Items für den Einsatz in der artifiziellen Intelligenz.

Alle Technologien haben den Anspruch, definierte Arbeitsabläufe oder Entscheidungen von Mitarbeitern zu übernehmen. Um das zu können, müssen die Mitarbeiter ihre Kompetenz teilen. Dieser Punkt ist in vielen Projekten der eigentlich kritische Punkt - sollten Mitarbeiter hier aufgrund Zukunftssorgen nicht aktiv und bereitwillig mitmachen, steht das gesamte Vorhaben unter Risiko. Durch gezieltes Change-Management im Unternehmen lässt sich hier Gegensteuern. Auch hier ist die HDP projekterfahren und kann die notwendigen Aktivitäten beisteuern.

 

Durchführung des PoC/PoV

Im PoC/PoV werden dann die Konzepte realisiert und die Ergebnisse mit den im Vorfeld definierten Erwartungen und Zielen verglichen. Teilweise werden Anpassungen und Detaillierungen notwendig, um die Leistungsfähigkeit der Automatisierung zu optimieren und letztlich eine Entscheidungsgrundlage aufzubereiten. Mit dieser ist es dann Aufgabe des IT- und Geschäftsmanagements, über das weitere Vorgehen und die Implementierung der Automatisierung in den Alltag zu entscheiden.

 

 

Implementierung Automatisierung

 

Die Entscheidung, Automatisierung unternehmensweit voranzutreiben und aufgrund von Erfahrungen und den Erkenntnissen verstärkt zu implementieren, sollte eine Entscheidung sein, die auf allen Ebenen von Entscheidungsträgern aktiv unterstützt wird. Es empfiehlt sich, eine derartige Entscheidung durch ein entsprechend unternehmens- oder abteilungsweites Programm zu implementieren. Häufig rechtfertigt erst die Gesamtheit der einzelnen Automatisierungsprojekte auch kostenintensivere Tools einzuführen und größere Auswirkungen auf die Organisation anzugehen.

Ähnlich wie im PoC/PoV sind Analysen durchzuführen, um Prioritäten im Programm zu setzen, die richtigen Hebel zu identifizieren und die für die Prozesse und den Gesamtkontext besten Automatisierungslösungen und -vorgehen klar zu definieren.

Wenn dies getan ist, dann kann die technische Implementierung beginnen, aber ein oft unterschätzter Faktor bei der Automatisierungsumsetzung ist der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an aktiv in die Automatisierungsvorhaben einzubinden. Nur mit Unterstützung der Fachkräfte ist eine Automatisierung erfolgreich durchzuführen. Zudem wird das Know-how der Fachkräfte benötigt, um die Automatisierungswerkzeuge optimal zu konfigurieren.

Neben technischen Anteilen des Programms spielt das organisatorische Change-Management eine wesentliche Rolle. Auch hier haben wir als HDP schon in der Vergangenheit und auch in Automatisierungsprojekten unsere Kompetenz als Partner für Unternehmen unter Beweis gestellt.

 

Operation

 

Wenn die Menge der Automatisierungsaktivitäten immer größer wird, ist die Notwendigkeit gegeben, sich über deren optimalen Betrieb Gedanken zu machen. Sowohl bei PoC/PoV und Implementierungen ist deutlich geworden, dass es sich empfiehlt, Automatisierungsplattformen und nicht sehr viele einzelne und unabhängige Lösungen zu nutzen. Letztlich ist all das zu betreuen, zu entwickeln und zu managen.

 

Betrieb Automatisierungsplattform

Im IT-Betrieb dominiert heute das Schichtenmodell. Für die verschiedenen IT-Layer sind unterschiedliche Verantwortlichkeiten festgelegt. Ein reibungsloser, störungsfreier Betrieb ist so kaum sicherzustellen. Deshalb müssen neue Strukturen geschaffen werden – auch unter Verwendung adäquater Management-Lösungen und Verfahren wie DevOps.

Alle Veränderungen im IT-Betrieb müssen im Kontext aktueller Entwicklungen erfolgen. Manches muss schnell gehen, anderes muss beständig sein und lange bleiben. 

Eine der größten Schwachstellen im Betrieb von IT-Infrastrukturen sind die getrennten Verantwortlichkeiten für die einzelnen Systemschichten. Obwohl jede Applikation Dienste aus fast allen Schichten benötigt, sind für jede Schicht unterschiedliche Teams, oft sogar unterschiedliche Anbieter verantwortlich.

Bei auftretenden Störungen und Fehlern und anschließender Ursachensuche führt diese Aufteilung unweigerlich zu Schwierigkeiten; noch problematischer und aufwändiger wird es, wenn zusätzlich externe Provider beteiligt sind.

Beim Betrieb der Automatisierungsplattform, die zunehmend als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt wird, ist insbesondere das Change-Management von Bedeutung. Nur wenn im Voraus erkannt wird, dass Prozessveränderungen einen direkten Zusammenhang mit bereits automatisierten Prozessen haben, können diese im Vorfeld angepasst werden, sodass es zu keinen Abbrüchen kommt.

 

Aufbau eines Competence-Centers Automation

Die Erkenntnis, dass Automation (und insbesondere im Zusammenhang mit artifizieller Intelligenz) nicht mehr als ein rein technisches Thema aufzusetzen ist, hat sich mittlerweile auf breiter Front durchgesetzt. Trotz des großen Werkzeugangebotes und entsprechenden Investitionen konnten die Erwartungen an die Automatisierung in der Praxis bislang nicht in allen Punkten erfüllt werden. Erfolgsentscheidender Ansatz zur Optimierung ist die Competence-Center-Organisation, die dem Leitgedanken folgt, den integrativen Charakter der Automatisierungslösung durch eine integrierende CC-Organisation über Bereichsgrenzen hinweg widerzuspiegeln.

Hierbei helfen zwei Aspekte, einen schnellen Einstieg zu ermöglichen:

-          eine möglichst schnittstellenarme Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, dessen IT-Affinität durch das Trendthema Digitalisierung forciert wird

-          niedrige Organisationshürden und eine höhere Flexibilität, um den Einstieg in eine neue Technologie mit vielen Unbekannten optimal zu schaffen.

Der Aufbau eines solchen Competence-Centers als organisatorische Einheit oder als Gruppe innerhalb bestehender Strukturen kann durch die HDP konzeptioniert und implementiert werden.

Betrieb und Kompetenz sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Nutzung von Automatisierung. Das Tempo der Entwicklung von Technologien und Innovationen ist heute wesentlich höher als noch vor einigen Jahren. Dieser Entwicklung muss ein Unternehmen, wie bereits zu Beginn ausgeführt, folgen. Das bedingt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder die Abkürzung KVP steht zusammenfassend für alle Maßnahmen, die geeignet sind, Produkte, Service, Prozesse und einzelne Tätigkeiten in einem Unternehmen zu verbessern. Diese Maßnahmen beziehen sich meistens auf die Denkhaltung der Mitarbeiter, die stetig überprüfen müssen, wo und wie die Arbeit verbessert werden kann.

Dabei geht es nicht nur um die Verbesserung der implementierten Automatisierungssysteme, sondern darum, permanent neue, alternative Lösungswege für Aufgaben zu finden, sodass man mit weniger Prozess-Schritten und/oder Systemen auskommt. Auf diese Weise unterliegt ein AI-unterstützter Automatisierungsprozess einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

 

 

Organisationsbezogene Betrachtungen zur Automatisierung

 

Wie bereits mehrfach dargestellt, hat die Automatisierung nicht nur technische, sondern auch organisatorische Auswirkungen, die für eine erfolgreiche Implementierung beachtet werden müssen.

 

Personalbedarfsplanung

Die Digitalisierung und Automation von Prozessen sowie einzelner Arbeitsschritte im Unternehmen wirft immer auch Fragen zur Personalsteuerung und Personalplanung auf. Dazu zählen Fragestellungen wie:

-          Besitzen die Mitarbeiter des Unternehmens die nötigen Fähigkeiten, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen?

-          Benötigt der Fachbereich in der Zukunft noch die gleiche Anzahl an Mitarbeitern?

-          Ergeben sich neue Personalbedarfe durch den wachsenden Einsatz von RPA und artifizieller Intelligenz?

Zur Beantwortung dieser und weiterer sich ergebender Fragen ist die HDP der erfahrene Partner, um eine Personalbedarfsplanung mit Ihnen durchzuführen.

Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele und welche Arbeitskräfte wann und in welcher Funktion im Unternehmen benötigt werden und welche Qualifikationen Mitarbeiter heute haben und in Zukunft aufweisen müssen. Die Personalbedarfsplanung berücksichtigt hierbei eine quantitative und eine qualitative Ermittlung des Personalbedarfs.

Bei der quantitativen Ermittlung des Personalbedarfs wird festgestellt, wie viele Arbeitskräfte in Zukunft benötigt werden, um die Unternehmensziele erreichen zu können. Berücksichtigt werden hierbei interne und externe Einflussfaktoren, wie beispielsweise die Unternehmensstrategie, die Altersstruktur oder konjunkturelle Entwicklungen.

Bei der qualitativen Ermittlung des Personalbedarfs wird festgestellt, welche Qualifikation die bestehenden Mitarbeiter derzeit aufweisen und welche Qualifikation die Mitarbeiter zukünftig aufweisen müssen, um die benötigten Stellen im Unternehmen effektiv zu besetzen.

Nach Zusammenführung und Auswertung der Ergebnisse der quantitativen und der qualitativen Personalbedarfsanalyse werden die Brutto- und Netto-Personalbedarfe ermittelt. Resultierend hieraus wird ein Zielbild der künftigen Organisation erstellt und ein maßgeschneiderter Personal-Maßnahmenkatalog abgeleitet.

Aus der durchgeführten Personalbedarfsplanung ergeben sich folgende Outcomes:

-          Quantitativer Überblick über den IST-Personalbestand des Unternehmens

-          Quantitativer Überblick über den SOLL-Personalbestand in der Planungsphase

-          Analyse der Qualifikationen des IST-Personalbestands

-          Ermittlung der zukünftig benötigten Qualifikationen des Personals

-          Zielbild der künftigen Organisation 

-          Personal-Maßnahmenkatalog

Aus diesen Ergebnissen werden notwendige Änderungen der Aufgaben und Tätigkeitsfelder der betroffenen Stellen identifiziert sowie die benötigten Kapazitäten je Aufgabe ermittelt und dokumentiert. Bestehende Stellenbeschreibungen werden, wenn nötig angepasst oder neue definiert. Ein Vergleich des IST-Standes mit dem ZIEL-Zustand zeigt potenziell, wie viel und welche Veränderungen beim Personal ein Unternehmen quantitativ benötigt. Resultierend hieraus ist es der nächste Schritt, Maßnahmen abzuleiten.

 

Identifikation von Qualifikations-Gaps

Diese Maßnahmen betreffen u. a. die Bestimmung der Qualifikationen des IST-Personalbestandes sowie die zukünftig benötigten Qualifikationen der Mitarbeiter. Die HDP kann auch hier als kompetenter Partner begleiten und die richtige und vollständige Identifikation der Qualifikations-Gaps sicherstellen und die notwendigen weiterführenden Maßnahmen ableiten. 

Zur Ermittlung der Qualifikationen des IST-Personalbestandes werden unter anderem die bestehenden Stellenbeschreibungen gesichtet und Interviews/Befragungen nach validen Methoden zur Verifikation der Mitarbeiterqualifikationen durchgeführt. Die geforderten SOLL-Qualifikationen ergeben sich aus der geplanten Ziel-Organisation und den identifizierten Qualifikationsanforderungen während der Personalbedarfsplanung. Anschließend werden Qualifikations-Gaps bewertet und dokumentiert.

Zusätzlich zur Analyse der Qualifikations-Gaps sollte eine Analyse über die unternehmensweiten Potenzialträger erstellt und Maßnahmen für das Talent-Management des Unternehmens abgeleitet werden.

Dies kann neben den Veränderungskonzepten auch dazu führen, dass eine fundierte Auskunft über die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter erlangt wird, inkl. einer Aussage hinsichtlich der weiteren Entwicklung oder einer Besetzungsempfehlung. Jedoch sollte man bei diesen Tätigkeiten auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen achten, sowie HR und ggf. auch den Betriebsrat von Anbeginn mit einbeziehen, um spätere Konflikte und Regelverstöße zu vermeiden. Auch in diesem Aspekt kann die HDP als kompetenter Partner mitwirken.

Die identifizierten Gaps sind nun gezielt anzugehen und zu schließen. Dazu sind für vorhandene Mitarbeiter Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu erarbeiten und umzusetzen, Mitarbeiterversetzungen zu planen und möglicherweise auch Trennungsmaßnahmen einzuleiten.

Für nicht besetzte Stellen sind die Stellenausschreibungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen oder durch neue zu ersetzen. Auch ein Einstellungsplan über die Zeit der Veränderung ist mit den HR-Verantwortlichen vorzubereiten

 

Konzept zur bedarfsgerechten Mitarbeiterweiterbildung

Hierbei kann die HDP mit ihren qualifizierten Partnern im Bildungswesen unterstützen und ein maßgeschneidertes Weiterbildungskonzept erstellen sowie die darauffolgende Umsetzung begleiten und die Weiterbildung der Mitarbeiter durchführen. 

Um ein Weiterbildungskonzept für Mitarbeiter zu erarbeiten sollten die identifizierten Qualifikationsgaps genauer betrachtet werden. Es gilt zusammengehörige sowie sich ergänzende Qualifikationen zu gruppieren, sodass sie primär firmeninterne oder marktgängige Weiterbildungskurse bzw. Trainings gemappt werden können.

Die weiterzubildenden Mitarbeiter werden (bei Bedarf mit Unterstützung unserer Partner aus dem Bildungswesen) hinsichtlich ihres Lerntyps eingruppiert, um für und mit Ihnen das für sie am besten geeignete Weiterbildungsvorgehen zu definieren. Anschließend sollte ein Planungshorizont für die Weiterbildungsmaßnahmen durch das Management und die Personalabteilung festgelegt werden, damit die geeigneten Weiterbildungseinheiten, Kurse oder Trainings definiert und aus dem Weiterbildungsportfolio Ihres Unternehmens oder externer Weiterbildungspartner ausgewählt werden können.

 

Umsetzung von Aus- und Weiterbildungskonzepten

Um den Lernerfolg zu gewährleisten und auch später in den Arbeitsalltag zu überführen sollte eine Vielzahl an bewährten Lernmethoden angeboten und angewandt werden. Dazu zählen beispielsweise Blended-Learning, Web-Based-Trainings, E-Learning, aber auch „Face-to-Face“-Methoden wie Frontalunterricht und Coaching.

Die Auswahl der richtigen Methoden richtet sich nach dem Schulungsplan, aber auch nach Erfahrungen und kulturellen Aspekten - online, vor Ort im Unternehmen oder extern bei einem Bildungspartner sind reelle mögliche Formen. 

Wichtig ist, die Fortbildungsphase aktiv auch seitens HR zu betreuen, regelmäßige Information über die durchgeführten und geplanten Veränderungen zu veröffentlichen und die Möglichkeit für individuelle und Gruppengespräche anzubieten.

Der Lernfortschritt der Mitarbeiter und der Erfolg der Weiterbildungsmaßnahmen sollten transparent für den Mitarbeiter erfasst und dokumentiert werden.

Die HDP besitzt anerkannte und exzellente Partner im Bildungswesen und kann Sie dabei unterstützen Ihr Aus- und Weiterbildungskonzept zielgerichtet und effizient umzusetzen.

 

 

Fazit Automation

 

Der Fokus der Automatisierung von Geschäftsprozessen liegt darauf, die täglich anfallenden Aufgaben an eine Maschine zu verlagern, sodass die Experten mehr Zeit für wertige und herausfordernde Themen haben, die ihr Unternehmen weiterbringen. Gleichzeitig senken sich auch die Kosten für den Betrieb und die Qualität steigt aufgrund der Reduzierung manueller Arbeit deutlich an. Vor der Implementierung einer entsprechenden Lösung muss genau durchdacht werden, welche Bereiche sie administrieren soll. Soll zum Beispiel lediglich das Betriebssystem verwaltet werden, kann die Einführung einer skriptbasierten Lösung ausreichen. Liegt das Einsatzgebiet jedoch in einer heterogenen, individualisierten System-Umgebung, kann die Implementierung einer wissensbasierten Automatisierungsmethode notwendig sein. Damit erreicht der System-Betrieb die notwendige Unabhängigkeit und Flexibilität, um für das Unternehmen einen nachhaltigen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen und die Differenzierung im Markt aktiv zu unterstützen.

Die gleichzeitige Begleitung des Veränderungsprozesses im Hinblick auf die Mitarbeiter und die Sicherstellung deren Einbeziehung und (Weiter-)Entwicklung ist einer der größten kritischen Erfolgsfaktoren.

Die HDP kann Sie bei allen notwendigen Schritten kompetent beraten, Know-how beisteuern, in der Umsetzung unterstützen, oder zusammen mit Ihnen den gesamten Automatisierungsprozess erfolgreich umsetzen. Sprechen Sie uns an, wir möchten gerne mit Ihnen zusammen, den spannenden Weg der Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Unternehmen gehen.